Ett viktigt inslag för att driva ett framgångsrikt cateringföretag är möjligheten att skapa exakta budgetar för varje händelse. En budget som korrekt utgifter för kostnader gör det möjligt att behålla faktiska kostnader under faktureringskostnaderna och upprätthålla en god vinstmarginal. Framgångsrika cateringfirare kan bestämma hur mycket de behöver spendera på varje person vid ett evenemang, samtidigt som man beräknar ett markeringsvärde som gör att varje händelse är lönsam och värt deras tid.
Skapa ett diagram eller kalkylblad som visar var och en av de mat- och dryckesartiklar som du behöver för cateringevenemanget. Det kan hjälpa till att bryta listan upp i kategorier som aptitretare, huvudrätter, desserter och drycker. Utöver varje objekt skapar du en kolumn för faktiska kostnader per visning, laddade kostnader per visning, faktiska totala kostnader för händelsen och debiterade totala kostnader för händelsen.
Beräkna den faktiska kostnaden per portion av varje maträtt och dryck som behövs för evenemanget och placera den här siffran under kostnad per portion. De faktiska kostnaderna är vad du behöver spendera på de råvaror som behövs för att förbereda disken och det faktiska priset du betalar för drycker.
Bestäm markeringsvärdet för dina mat- och drycksprodukter. Som en allmän tommelfingerregel går många matfirmor med formeln att ta ut tre gånger den faktiska kostnaden för föremålen för deras slutliga prissättning. Till exempel, om en maträtt kostar dig $ 5 per portion att göra, ladda kunden $ 15 per portion. Beräkna den här siffran för varje visning och placera den under laddade totala kostnader per visning.
Multiplicera den faktiska kostnaden per portion för varje objekt med antalet gäster som deltar och placera denna siffra under de faktiska totala kostnaderna för händelsen. Också multiplicera den laddade kostnaden per portion för varje vara med antalet gäster som deltar och placera denna siffra under de totala kostnaderna för händelsen.
Summa siffrorna i varje kolumn för en tydlig bild av din mat- och dryckesbudget. Från dessa summor kan du se vad dina faktiska kostnader är per visning och för händelsen. Du kan också bestämma din potentiella vinst genom att jämföra den med markeringsfigurerna för evenemanget.
Gör en annan sektion på kalkylbladet för din personal och platsutgifter. Inom det här avsnittet skriver du ner eventuella avgifter i samband med att anställa personal som servrar och bartenders och även eventuella anläggningskostnader om du tillhandahåller platsen för din klient. Vissa caterers väljer att betala för bemanning separat, medan andra tycker att de föredrar att ta ut en fast procentsats, till exempel 21 procent av den totala fakturan som en automatisk serviceavgift, vilket gör att personalen ingår.
Lägg till lämpliga skatter på räkningen innan du föreslår de beräknade avgifterna till din klient för godkännande. Till exempel, om statens skattesats är 8,25 procent, multiplicera räkneantalet med den procenten för att räkna ut hur mycket skatt som ska betalas för händelsen.
