Under en upptagen arbetsdag är det enkelt för viktiga detaljer att gå vilse eller glömma bort. Noggrann registrering är absolut nödvändigt - särskilt vid affärsmöten. Protokollen tjänar som officiell rekord av mötet. De bör beskriva vem som var närvarande under mötet, vad som diskuterades och vad som bestämdes. Om de är noggrant förberedda kan de vara en av de mest effektiva metoderna för att hålla alla informerade och på samma sida om tidigare, nuvarande och framtida affärsbeslut.
Föremål du behöver
-
Mötesagenda
-
Observera objekt eller en ordbehandlare
Spela in datum, tid och plats för mötet.
Lista, i överensstämmelse med anställning, alla som är närvarande.
Ange om ett kvorum är närvarande, om det behövs. Inte varje möte kräver ett kvorum eller ett minimum antal deltagare för att göra mötet giltigt. Om ett kvorum krävs och närvarande, men det betyder att de affärsbeslut som fattas under mötet är giltiga och verkställbara. Utan ett kvorum kan verksamheten inte agera.
Beskriv förfarandet i kronologisk ordning. Börja med att notera när mötet kallades för beställning och av vem.
Notera namnet på varje person som börjar ett ämne och skriv ned de viktigaste detaljerna om diskussionen.
Skriv ner namnen på personer som håller med eller inte håller med det som diskuteras och kortfattat anger avtalets art eller oenighet.
Avsluta varje del av mötet med en sammanfattning av det slutliga beslutet.
Fortsätt upprepa steg 5 till 7 tills mötet är över.
Skriv upp ett formellt möte på mötet baserat på dina anteckningar. Använd företagets brevhuvud och skicka den slutliga kopian till varje deltagare.
tips
-
Använd mötesagendan som en skiss för dina mötesminuter. Dagböcker beskriver vanligtvis de viktigaste ämnena för mötet. Använda dagordningen som en skiss hjälper till att hålla dina minuter organiserade.
Medan tekniken kan erbjuda vissa tidsbesparingar, föreslår Neal Hartman, seniorlärare i ledningskommunikation hos MITs Sloan School of Management, i en kolumn på Forbes webbplats att du förbjuder tekniken på möten för att hålla alla fokuserade. Om du väljer att använda teknik för att hjälpa dig att fånga protokollet, överväga att implementera distraheringsfri programvara som tillfälligt blockerar åtkomst till e-post, Internet eller andra program förutom en enkel ordbehandlare.
