Protokoll från styrelsemöten är juridiska handlingar och tillgängliga för offentlig inspektion, vilket gör dem viktiga register för en verksamhet eller annan typ av organisation. Ju mer formella de är desto viktigare är det att de godkänns av styrelsen innan de sprids. Genom att använda några enkla bästa metoder för inspelning och godkännande av minuter hjälper du dig att effektivisera processen och minska pappersarbete.
Granska processen för inspelning av mötesminuter som är uppdragna av organisationen. Många följer Roberts orderordning, så att inspelningssekreteraren kan använda och följa en mall för att ta anteckningar och skapa de sista minuterna. Fråga när och om du ska inkludera styrelseledamöternas namn som gör kommentarer eller ställa frågor, eller om du ska skydda deras integritet. Till exempel kan du behöva skriva, "Det diskuterades att vår konkurrent, XYZ Corporation, använde vilseledande reklam och FTC bör kontaktas" snarare än ", säger Bob Smith att han trodde att vår konkurrent XYZ Corporation använde vilseledande reklam och FTC bör kontaktas. Debbie Jones och Hank Johnson gick med på."
Var noga med att registrera protokollet korrekt. Be styrelseledamöterna att sluta prata eller ordföranden ska vänta innan du börjar en ny diskussion när som helst du faller bakom i din notering. Be medlemmarna att upprepa eller förtydliga information som du inte hittar klart. Upprepa motionerna styrelseledamöter gör, inklusive både en originalrörelse och den sista ändrade versionen, när en rörelse införs. Gör det oavsett om rörelsen är utplacerad och om den passerar. Notera summan av röster i stället för att bara ange att en omröstning passerade.
Skicka protokollet till styrelsens ordförande, verkställande direktör eller verkställande kommitté innan du skickar dem till styrelsen om det är din organisations förfarande. När du har fått godkännande för att skicka protokollen till full pension, skicka dokumentet till varje styrelseledamot, oavsett huruvida hon deltog i mötet och huruvida hon kommer att vara på det möte där protokollet kommer att godkännas eller inte. Skicka protokollen tillräckligt tidigt så styrelseledamöter kan läsa dem, ställa frågor om dem, diskuterade forskningsämnen och be om förtydliganden.
Vid nästa styrelsemöte som utgör ett beslutsordförandeskap har ordföranden eller vilken styrelseledamot som kör nästa möte för att lägga fram ett förslag till styrelse att godkänna protokollet. Ett kvorum är det lägsta antalet styrelseledamöter som krävs för att vidta officiella åtgärder. Vänta på att rörelsen ska sändas och sedan ha mötesledaren öppna golvet för diskussion. Under diskussionen krävs att en rörelse görs, utsändas och godkänd om det finns några ändringar eller korrigeringar som måste göras till protokollet. Efter diskussionen, eller om det inte finns någon diskussion, ring mötesledaren eller fråga omröstningen för att godkänna protokollet.
tips
-
Kontrollera om din organisation har en bylaw eller annan regel angående det datum då styrelseledamöter måste få mötesminuter.
