Fullständig efterlevnad av bolagets stadgar innebär att du måste utföra styrelsemöten som de lagar föreskriver. Medlemmarna har kontroll över åtgärder som styrelsen tar vid dessa sammankomster, men de har mycket mindre att säga om hur mötena fortsätter. Protokoll från mötena, som tolkas av domstolar som juridiska handlingar, är så betydelsefulla att, som företagskonsult Carter McNamara säger ", om det inte finns i protokollet, hände det inte."
Ta reda på vad som uppträder vid ett typiskt styrelsemöte genom att granska en provagenda i Management Help. Anpassa denna dagordning för att passa ditt företags kultur och syfte. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Utnämna någon - vanligtvis styrelsens sekreterare - att ta protokoll från mötet. Protokoll bör innehålla information som rekommenderas av McNamara: företagsnamn, datum och möte, som ringde mötet för att beställa, deltagare, förslag till beslut, intressekonflikter som hindrar en deltagare från att rösta, avstod från att rösta och motiverade när mötet slutade och vem förberedde protokollet.
Bestäm om ett kvorum - det minsta antalet medlemmar som är nödvändiga för att vidta åtgärder - är närvarande. Som Chicago Advokaternas kommitté för medborgerliga rättigheter enligt lagboken föreslår, kolla stadgarna för att få reda på hur många medlemmar som är nödvändiga för ett beslutsförfarande. I de flesta företag kommer en enkel majoritet att göra. Till exempel skulle ett styrelse med tio ledamöter ha en kvorum om sex var närvarande.
Låt styrelsens ordförande ringa till mötet för att beställa, som i provminuten från Management Help. Sekreteraren bör delta när man ringer ut namnen på styrelseledamöter som svarar högt om de är närvarande.
Fråga om styrelseledamöter granskade protokoll från föregående möte och om ändringar föreslås. Fråga sedan andra medlemmar om de håller med ändringarna. Notera överenskommelse och oenighet. Därefter röstar om huruvida ändringarna ska göras. Om majoriteten rösta ja, meddela att ändringarna kommer att göras och skickas till samtliga ledamöter för godkännande vid nästa möte.
Fråga utskottsstolar att rapportera om händelser sedan det senaste mötet. Lägg märke till hur provminuten McNamara refererar till visar medlemmar som beskriver möten eller händelser som de har deltagit i.
Rösta på förslag från styrelseledamöter för att utföra en uppgift. Exempel på motion är att anställa en konsult för att skriva bidrag, godkänna checklistor och bokslut, och till och med skicka gåvor till anställda som är sjuka.
Har styrelseledamöter rapporterat "ny verksamhet" eller kommande händelser. Ätar de på konferenser som andra deltagare borde veta om? Eller begär de råd om ett visst problem?
Uppskjut mötet och meddela tiden det var uppskjuten. Ange datum, tid och plats för nästa möte. Ange om styrelsen fortsätter att träffas i "executive" -session där ledamöter inte är tillåtna.
