Företagare måste vara noga med alla aspekter av deras strävan. Slarviga eller lata entreprenörer förlorar tid och pengar genom att sortera genom lösa ändar. Vidare, om affärsrekord och redovisningssystem inte är korrekta, kan ägaren vara skyldig att bryta mot statliga och federala arbetslagar. Ett sådant system som behöver vara korrekt är lönesystemet.
Skapa noggranna årliga rapporter för anställdas inkomster
Ett lönesystem måste kunna behålla och generera exakta rapporter om anställdas inkomster. Från företagets ägares synvinkel gör det möjligt att skaffa sig inkomstskatt för att kunna generera årsredovisningar. Det är lättare att ansöka om företagsskatter: Det belopp som används för att beräkna skatteavdrag för företagskostnader för anställda (särskilt medarbetarens inkomst) kan vara lättillgänglig. Ur arbetstagarens synvinkel kan det vara av stor betydelse för låntagaren eller statligt stöd (t.ex. funktionshinder eller arbetslöshetsersättning) att kunna be arbetsgivaren för en rekord av sin inkomst.
Generera lönecheckar och betala stubbar
Ett lika viktigt syfte med ett lönesystem är att generera lönecheckar och betala stubbar. Datorering av denna uppgift sparar tid och pengar för chefer och företagare. istället för att manuellt granska tidskort och beräkna en checkbelopp baserat på arbetade timmar, bör lönesystemet utformas för att automatiskt beräkna dessa siffror. Anställda uppskattar också ett tidigt lönelösningssystem: det minskar ångest om att få tidskontroll och eventuell ångest om att få en kontroll för fel belopp.
Hjälpägare överensstämmer med arbetslagar
Ett lönesystem måste göra det lättare att överensstämma med statliga och federala arbetslagar och samtidigt hjälpa ägaren att minska kostnaderna. Till exempel, federal lag mandat att anställda betalas övertid om de arbetar över 40 timmar i en arbetsvecka.
Ett lönesystem måste automatiskt betala i övertidslön. Detta hjälper arbetsgivare att hålla sig inom lagen när det är dags att betala övertid. Eftersom en arbetsgivare kan använda systemet för att kontrollera hur många timmar en anställd arbetar kan arbetsgivaren flytta scheman för att undvika att betala extra övertid (därigenom hjälpa arbetsgivaren att hålla kostnaderna lägre).
Vidare bör ett lönelsessystem kunna skriva ut skatteformulär och andra statliga erforderliga siffror (t.ex. FICA-belopp) för att underlätta överensstämmelse med arbetsrätten.
