Noteringar skickas ofta till många människor i taget och är inte avsedda att vara personliga som ett företagsbrev är. Ett affärsmeddelande är skrivet för att ge instruktioner eller informera en publik. Den publiken kan vara medlemmar i din organisation eller en tredje part, till exempel en klient. När du skriver ett kundmemo är det ännu viktigare att vara professionell i hela ditt memo och att ge mycket information. Ytterligare material, till exempel information om ditt företag, kan inkluderas i kundmemo.
Skapa rubriken för ditt kundmemo. Rubrikgrupperna är Till, Från, Datum och Ämne. I avsnittet Till ska du inkludera alla klienter till vilka du skickar memo. Ditt namn går i avsnittet Från. Datumet då du skickar notatet ska skrivas efter "Datum" och ämnet i notatet ska tydligt förklara syftet, till exempel "Ytterligare information som behövs för webbplatsprojekt".
Skriv första stycket med din klient i åtanke. Första stycket ska vara några meningar som kortfattat förklarar ditt syfte för memo. Med hjälp av projektprojektet exempel skulle du förklara det projekt du jobbar med för kunden, varför behöver du ytterligare information och vad den här informationen är. Detta är en sammanfattning, så inga detaljer behöver ingå ännu.
Skriv anteckningen i memo, som vanligtvis är några stycken långa. Här kommer du att inkludera detaljer för kundens referens. Du kan till exempel prata om vilken aspekt av webbplatsprojektet du har problem med och vilken specifik information du behöver från kunden.
Inkludera steg som du behöver klienten att ta, om tillämpligt, i avslutande stycke. Informativa noteringar, till exempel uppdatering av klienten till en ny företagspolicy, behöver inte det här avsnittet. I exemplet på webbplatsprojektet måste du dock förklara för kunden hur du föredrar att ytterligare information skickas till dig. Om ingen åtgärd krävs av kunden kan du ge din kontaktinformation om han har frågor. Glöm inte att tacka honom för hans tid.
