Kreditinnehav är ofta nödvändiga när kunderna inte betalar enligt överenskommelse. Hållaren hindrar kunden från att köpa ytterligare varor eller tjänster tills du får betalning. Brevet kräver emellertid noggrann övervägning så att den uppnår målet att samla in på kontot samtidigt som kunden behålls som kund. Det är möjligt att vissa kunder upprörda av ett kontoinnehavsbrev kan ta sin verksamhet på annat håll. Det är därför som andra möjligheter till insamling är viktiga innan brevet skickas som en sista utväg.
Granska betalningshistoriken på kontot. Bekräfta att kunden har fått flera betalningspåminnelser per post och telefon.
Skriv brevet med en förståelse men stark ton som du uppskattar kunden samtidigt som du insisterar på betalning. I första stycket tackar kunden för att stödja ditt företag och erkänna att svåra ekonomiska tider eller andra skäl kan leda till att någon kund hamnar bakom ett konto.
Anmäl kredithållaren med första meningen i andra stycket så att den står ensam för betoning. Skriv det, "Jag ångrar mig dock att vi måste avbryta din kredit omedelbart på grund av att betalningen inte betalats." Eller använd olika formuleringar som överför samma meddelande.
Specificera balansen i tredje stycket och berätta exakt vad som måste hända med att lyfta kreditinnehavaren. Ange en tidsfrist för betalning och berätta för kunden att tilldelningen till en insamlare är möjlig.
Avsluta brevet genom att tacka igen för kunden för hans lojalitet. Placera ditt direkta telefonnummer i brevet och bjuda kunden att ringa för att diskutera betalningsarrangemang.
