Även med ett automatiserat lönesystem sker misstag. Det är inte ovanligt för en Kalifornien-arbetsgivare att oavsiktligt överbetala löner till en anställd. Återbetalning av överbetalning är inte lika enkelt som att ta avdrag från lönecheck. Arbetsgivare måste få skriftligt godkännande från anställda att ta avdraget, och måste följa minimilön och slutbetalningsreglerna.
Inga avdrag för överbetalningar
Som en allmän regel får arbetsgivare inte dra av lön överbetalningar från en arbetsgivares efterföljande lönecheck. Detta regleras av California Labour Code 221, som förklarar att arbetsgivare är förbjudet att inrätta månatliga avdrag för att kompensera för felaktiga överbetalningar.
Undantag från regeln
Det finns ett undantag för att regeln inte tillåter efterföljande avdrag. Om en arbetsgivare får godkännande från arbetstagaren kan arbetsgivaren återfå överbetalning av löner. Detta tillstånd måste dock uttryckas skriftligt och arbetstagaren behöver inte godkänna det. Avtalet kan göras före eller efter felet inträffar, men avtalet måste undertecknas innan arbetsgivaren gör avdrag för återbetalning.
Håll dig över minimilönen
Återbetalning av överbetalning tillåts så länge som det inte medför att arbetstagarens löner sjunker under minimilön baserat på de arbetade timmarna i löneperioden. Minimilönen för 2015 i Kalifornien är 9 dollar per timme. Till exempel, säg en anställd tjänar en lön på $ 1000 per vecka och hennes arbetsgivare betalar henne oavsiktligt extra $ 700. Om hon arbetar 40 timmar under nästa vecka måste hon betala minst $ 360 - $ 9 multiplicerat med 40 timmar - för den veckan. Det betyder att arbetsgivaren inte kan få tillbaka hela $ 700 från nästa veckas löner eftersom det skulle sätta henne under minimilön.
Undvik Slutbetalning
Även om ett frivilligt avtal görs kan arbetsgivare inte återkräva överbetalning från en anställds sista lönecheck. Detta bestämdes i Barnhill v. Robert Saunders när en arbetsgivare försökte återköpa ett lån till en anställd från hans slutliga lönecheck. Arbetsgivare som försöker dra av belopp från anställdas slutlönecheck kan möta betydande påföljder. Anställda som inte får slutkontroller i tid eller i rätt belopp har rätt till väntetidstraff. Väntetidstraffar uppgår till en dags värden av arbetstagarlöner för varje dag som slutlönen inte betalas omedelbart.
