Hur man skriver en sammanställningsrapport till ledningsgruppen

Innehållsförteckning:

Anonim

Kort. Om du funderar på det, hade lingvister inte kunnat välja en bättre term för att beskriva affärsdokument som sammanfattar "behöver veta" information för chefer som inte har tid eller lust att vada genom massiva avhandlingar. Om du blir ombedd att förbereda en informationsrapport håller du orden "succinct" och "pithy" i åtanke när du extrapolerar nyckeldata som dina chefer förväntar sig att hitta. Ta en tvåstegsinriktning: Tänk som en författare när du drar data från rapporter och blir sedan en redaktör vars mål är att väga varje ord för påverkan medan du lämnar kritiska data intakt.

Förstå syftet med en sammanfattningsrapport: chefer söker "en produkt av en analys, inte själva analysen", så kom ihåg det när du skapar din verkställande kort från information som finns i ursprungsrapporten.

Börja kortfattningen genom att ange problemet / situationen, förklara dess relevans och sedan upprepa - i exakt, exakt språk - de bevis och slutsatser som ingår i huvudrapporten. Anta journalistens omvända pyramid för att strukturera din korthet. Extrapolera och sedan begå till papper de viktigaste uppgifterna i början. Lägg till mindre viktig information i nedåtgående ordning för att skapa kortets kropp.

Använd enkel engelsk utan blivande sensationism, superlativ och fluff för att förfina din korthet. Inkludera tidtabeller, olika perspektiv som de stöder eller motbevisar din avhandling och soffa allt i din målgrupps nomenklatur. Sträva efter att göra den kortfattiga självinnehållande, en synopsis som inte kräver några bilagor eller extern dokumentation för att förklara viktiga punkter som anges i den ursprungliga rapporten.

Använd rubriker, underhuvuden och punktpunkter för att hjälpa cheferna enkelt att flytta genom informationsrapporten. Revisera långa stycken och hugga dem för att strama rapportens takt. Ge specifika mätningar eller siffror så att ingenting kvarstår för fantasin. Verifiera varje punkt för noggrannhet. I synnerhet, om det finns skillnader i data, förklara varför de har inträffat.

Skicka in din sammanställningsrapport till testet av objektivitet för att se till att du har utelämnat bias så att du inte riskerar att få ifrågasatte uppgifterna och din förmåga att formulera denna typ av rapport som ifrågasätts.Err på sidan om försiktighet om huvudrapporten från vilken du skriver data inte har några direkta slutsatser som uppnåddes. Säg istället att det inte finns något missförstånd om dig, författaren, som har utelämnat kritisk information.

tips

  • Var noga med att skilja din informationsrapport från en sammanfattning, ett längre dokument som kan springa upp till 10 sidor och innehåller ett uppmaning till handling som inte hör hemma i en verkställande brief.