Att noggrant sammanställa mötesminuter hjälper till att se till att deltagarna är fokuserade på tilldelade uppgifter, minskar felkommunikation och förbättrar effektiviteten vid efterföljande möten. Fördelarna med ett tydligt och omfattande mötesminutor innebär att varje företagsägare, verkställande direktör eller annan ledare som regelbundet håller möten bör fastställa riktlinjer för att ta protokoll. Dessa riktlinjer bör omfatta vad som händer före, under och efter mötet.
Före mötet
Bestäm vem som tar protokoll
Medan en till synes menial uppgift kräver inspelning av mötesminuter betydande uppmärksamhet på detaljer. Som ett resultat bör minuttakaren ha ett minimalt deltagande i mötet. Detta gör det möjligt att fokusera större delen av din energi på att spela in viktiga punkter i mötet.
tips
-
Företag använder ofta ledande assistenter eller receptionister för att ta minuter eftersom dessa anställda ofta inte har en aktiv roll i mötet själv.
Använd en standardiserad blankett
Skapa ditt eget standardiserade mötesminneformulär att använda under mötet. Standardisering hjälper minutministratören att veta var man ska sätta information och hjälper även deltagare att läsa dokumentet senare. Basinformationen bör innehålla:
- Förteckning över deltagare.
- Datum.
- Lista över ämnen att diskutera.
- Handlingsplan bestämd för varje ämne.
- De ansvariga för att genomföra dessa åtgärder.
Under mötet
Fyll i viktig information
Innan mötet officiellt börjar, fyll i viktig information som deltagarna och datumet. Detta förhindrar ett onödigt slöseri med tiden under det aktuella mötet.
Spela in endast viktig information
Mötesprotokollet ska inte skriva ett helt möte. Tvärtom registrerar mötesminuter viktiga uppgifter och anvisningar i ett förenklat format. Därför bör du registrera information som delegering av uppgifter, förfallodagar, de som tilldelas dessa uppgifter och annan till synes relevant information. Mötesminuter bör inte innehålla allmänna diskussioner eller tangentiell information.
Be om förtydligande
Protokollet måste korrekt återspegla de viktigaste punkterna i mötet. Be om förtydligande om någon information som diskuteras under mötet är oklart. Gissa aldrig, eller riskerar du felaktig information eller utelämnanden. När du frågar förtydligande följer du alltid mötesprotokoll. Vissa möten tar ett informellt tillvägagångssätt, medan andra antar de strukturerade Roberts Orderregler.
Se tidigare protokoll
De nuvarande minuter du sammanställer kan referera till tidigare mötesminuter. Detta kräver att du tar med förflutna mötesminuter till det nya mötet, så informationen är lätt tillgänglig för alla deltagare.
Efter mötet
Granska protokoll
Kontrollera mötesminuten för typografiska fel eller oklara meningar. Fixa dessa innan du avslutar protokollet. Eventuella fel kan potentiellt orsaka förvirring angående viktiga uppgifter.
Skicka till deltagare
Skicka mötesminuten till mötesdeltagarna för godkännande. Detta ger deltagarna möjlighet att ställa frågor eller åtgärda misstag. Informera alla deltagare om några förändringar inträffade.
Slutför och Fil
När alla deltagare godkänner protokollet, underteckna minutdokumentet med det godkännandedatum som anges intill signaturen. Därefter registrerar du protokollet på din dator eller i en mapp med andra mötesminuter. Håll alla mötesminuter tillsammans, vilket möjliggör enkel transport till framtida möten och ger en central plats om någon behöver hänvisa till dokumenten.
