Kassa är mer än bara mynt och valuta i näringslivet. Det inkluderar också checkar, kreditkortstransaktioner och postanvisningar. Genom att använda bästa metoder för hantering av pengar bidrar du till att minska fel och säkerställa ansvarsskyldighet, även om den mängd pengar du hanterar är låg. Genom att skapa och genomföra kontanthanteringskontroller kan du skapa en effektiv process för hantering av utgående betalningar och pengar du får.
Kontantansvar
Håll reda på de personer som har tillgång till ett företags pengar och notera varje persons ansvarshantering. Du borde veta var ditt företags pengar är hela tiden och kunna spåra oegentligheter till enskilda individer. Du kan uppnå detta genom att se till att varje betalning har utfärdat och registrerat ett kvitto, vilket ger varje kund kvitto och dokumenterar eventuella överföringar. En handledare bör alltid godkänna annullerade eller återbetalade transaktioner och verifiera kontanta insättningar.
Tullseparation
När en eller två har ansvaret att hantera pengar, finns det större risk för bedrägeri. Genom att separera kontanthanteringsuppgifter bland flera individer kan en enskild person inte ha kontroll över kontanthanteringsprocessen. Har olika individer registrera kontantbetalningar till bokföring, få pengar, insättningsfonder, förena kontantbetalningar i bokföringsregister, betala räkningar och lämna ut lönecheckar. När du separerar kontanthanteringsuppgifter är varje enskild person ansvarig för de andra i kontanthanteringsprocessen.
Kontantavstämning
När du har kontantavstämningspraxis på plats kan du bekräfta att anställda registrerade kassatransaktionerna korrekt och har ett system för kontroll och balans. Minst bör du kontrollera dina bankredovisningar mot dina kvitton och inlåning på månadsbasis. Förutom att spela in kontantbetalningar så fort du får dem, räkna och balansera dina kvitton varje dag och jämföra alla kvitton med insättningsblanketter. Förutom en schemalagd månatlig kontantavstämning, genomför en överraskningskontroll av bokföringsposterna varje månad.
säkerhet
När ett företag hanterar pengar är det viktigt att hålla pengarna och anställda säkra. För att skydda dina finansiella tillgångar ska du alltid utföra bakgrundskontroller av potentiella anställda innan du utökar jobberbjudanden. Håll alltid pengar låst på ett säkert ställe och specificera din kassahanteringspolicy i arbetstagarhandboken. Begränsa antalet personer som har tillgång till kontanter till så få som möjligt och bara ge lösenord och kombinationer till godkänd personal. Varje år, eller när en anställd som hanterar pengar lämnar företaget, ändrar alla kombinationer och lösenord. När en anställd räknar med pengar, borde hon göra det på en plats som allmänheten eller kunderna inte kan se. När du tar pengar från en plats till en annan, som att göra en insättning eller om ditt företag har en stor campus, använd kompisystemet. Minimera alltid kontanterna i ditt företag över natten så att du inte drabbas av en stor förlust vid brand eller stöld.
