Ibland kan idén att sammanställa politik och förfaranden verka överväldigande. En grundläggande förståelse för detta dokument och dess syfte kan dock hjälpa till. Det första steget är att lära sig definitionen av dessa termer och vad som gör dem olika.
tips
-
En policy ger en bred översikt över företagets mål. Ett förfarande visar anställda exakt vad de behöver göra för att nå målet.
Policy vs Process
Huvudskillnaden mellan en policy och ett förfarande är vad det kommunicerar med din personal. En policy ger en översikt över företagets ståndpunkt i en fråga. En process eller policy ger medarbetare instruktioner om hur man genomför policyen.
Varje politik i ditt företag borde vara kortfattad och enkel. Det borde förmedla ett tydligt mål som även en helt ny medarbetare kan förstå. Endast policyer som följer dessa riktlinjer kan hålla ditt företag på rätt spår.
Förfarandena stöder sedan de policyer du har på plats. Processen ska vara klar och täcka nästan alla variationer av ett problem. Till exempel bör ett returförfarande innehålla vad som ska göras om kunden har kvitto, inte har inköpsbevis eller har använt föremålet. Bullet-punkter och korta punkter kan göra processen lätt att läsa och lyssna på.
Ett exempel att följa
IT-riktlinjer och rutiner är viktiga i många företag. En gemensam policy är att anställda inte ska få tillgång till sociala medier under arbetet. Riktlinjerna kan säga att företaget välkomnar medarbetarna att få tillgång till sociala medier under pauser eller när det är nödvändigt för deras arbetsfunktioner.
Förfarandena för att genomdriva den politiken kan innehålla sätt att rapportera olämplig datoranvändning och steg som övervakare kan vidta för att stoppa beteendet. Du kan beskriva kommandokedjan som dessa rapporter ska följa och vilka anställda kan förvänta sig om de fortsätter att bryta mot policyen.
Typer av riktlinjer
Du bör skapa rutiner och policy för alla områden i ditt företag.När anställda har frågor om hur man ska interagera med kunder, varandra, ledning eller utrustning ska de kunna rådgöra med riktlinjerna.
Många företag har övergripande policy för anställningsbeteende som ställer regler för hur personalen ska klä sig, agera och utföra på jobbet. Andra viktiga områden som ska täckas är disciplin, likabehandling, sexuella trakasserier, närvaro, arbetsprestanda och arbetsplatssäkerhet.
Inte alltid en-till-en
Procedurer säkerhetskopierar ofta företagspolicyer. Det finns emellertid inte alltid ett förhållande mellan processer och förfaranden. Du kan till exempel skapa policyer som dikterar att din personal måste vara fri från olaglig substansanvändning. Det får aldrig sexuellt trakasseras andra anställda och kan inte ta pengar från registret. Därefter kan du ha ett förfarande som täcker hur man hanterar rapporter om dessa beteenden.
Varför skapa procedurer och policyer
Alla affärer med anställda behöver policyer och rutiner för att styra arbetstagare. Dessa riktlinjer hjälper till att alla i ett företag svarar på samma sätt till samma händelse. Denna konsistens gör att du, affärsägaren, kan gå iväg ibland. Du kan ta på sig andra uppgifter och till och med ha en ledig dag när du vet att dina anställda kan ta hand om affärer.
Det kan också hålla kunderna tillbaka och bygga en positiv varumärkesbild. Till exempel kan kunder som upplever olika returer när de kommer in odla negativa känslor om ditt varumärke. Kunder som vet vad de kan förvänta sig vet dock att de kan räkna med din verksamhet.
Skydda ditt företag
En annan anledning att skriva ut tydliga policy- och procedurriktlinjer är att skydda ditt företag mot rättsliga åtgärder. Ett framträdande exempel på detta är disciplinära riktlinjer. Du bör beskriva anställdas förväntningar, disciplinära processer och när du måste avskeda medarbetare.
Följ din process varje gång en anställd bryter mot dina policyer. Om du måste ta bort någon från din personal, kan du fortsätta att göra felaktiga uppsägningstvister i strid. Att dokumentera din process ger dig bevis för att du har handlat lagligt.
