Anställda tidtabeller är avgörande för registrering av löneförfall, tidsavbrott och avvikelser från anställda. Många arbetsgivare lagrar sina anställdas tid och löneboksposter som säkerhetskopia till deras löneförädlingsmetod. Historiska journaler är till hjälp om du måste dubbelkontrollera anställdas löner, skatteavdrag och löneavdrag. Men federala lagar mandat hur länge arbetsgivare måste upprätthålla en anställning rekord, som inkluderar den period för vilken arbetsgivare bör behålla tidsposter också. Enligt federala lagar bör arbetsgivare behålla tidskrifter i minst två år.
Sysselsättningsregister innehåller information om arbetstagarens arbetsuppgifter, prestanda, disciplin eller korrigerande åtgärder, samt eventuella avtal eller avtal, såsom ett kollektivavtal eller anställningsavtal. Kompensationsinformation är också en del av en anställds rekord, tillsammans med tidsposter som i allmänhet innehåller personlig information, såsom anställdens socialförsäkringsnummer, lönefrekvens, undantagen eller icke-undantagen klassificering, semester eller betald avgångsperiod, och i vissa fall övertid eller differentierad lönekurs.
Tidsblad är sysselsättningsrekord
Beroende på arbetsgivarens uppgiftspraxis ingår tidtabeller i anställningsrekordet eller lagras separat som löneposter. Hur som helst, tidskrifter och tidskrifter betraktas som anställningsrekord och är därför föremål för vissa lagar som innebär att arbetsgivarens uppgiftsförpliktelser åläggs.
Fair Labor Standards Act
Arbetsgivare som omfattas av lagen om rättvis arbetsstandard måste följa bestämmelser om minimilön, övertidslön, undantagen och icke-godkänd klassificering och registrering av allt som rör arbetstagarnas lön. FLSA kräver inte ett specifikt format för att upprätthålla anställda tidtabeller, men byrået kräver att arbetsgivare upprätthåller viss detaljerad information om engångsarbetstids tid och lön.
Record Retention
Registrering av löneförteckningar och fackliga avtal är tre år. För tidtabeller och register som innehåller specifik information som arbetade dagar, avdrag, avstående och andra detaljer är kravet två år. Bästa praxis för mänskliga resurser skulle troligen rekommendera att upprätthålla alla uppgifter om anställdas lön och ersättning i tre år, eftersom det finns en betydande överlappning mellan register som arbetsgivarna måste behålla i två år och registrerar att arbetsgivare måste behålla i tre år.
Det finns separata krav på vilka typer av register arbetsgivarna ska behålla för befriade arbetstagare. Det är emellertid i arbetsgivarnas intresse att upprätthålla rekord på liknande sätt och för en jämn tidsperiod. Däremot drar arbetsgivare om frågor uppstår i samband med jämförelser mellan befriade och obefintliga arbetstagare. När arbetsgivare håller undantagna anställningsregister baserat på en helt annan process än engångsarbetare är det svårt att rättfärdiga HR-praxis avseende undantagen mot icke-betalad lön om dokumenten inte upprätthålls på ett konsekvent sätt under samma tid.
EEOC Recordkeeping Rules
Den federala regeringen gör det lätt för arbetsgivarna att räkna ut vad de behöver behålla och hur länge genom att upprätta liknande regleringskontrollregler. US Equal Employment Opportunity Commission tillämpar antidiskrimineringslagar och som en del av sin verkställighetsmyndighet krävs att arbetsgivare upprätthåller löne- och andra anställningsregister i tre år. Faktum är att EEOC säger att register som kan bli en del av ett krav enligt likalönelagen bör behållas i minst tre år. Sysselsättningsregister, inklusive tidsposter som ingår i en officiell avgift för diskriminering, måste behållas till den slutliga resolutionen.
