Dokumentation är viktigt för någon systemimplementering, och ett bokföringssystem är inget undantag. Dokumentation görs vanligen på papper eller online med förklaringar som varför ett visst beslut fattades mot andra. Dokumentation är vanligtvis standard inom ett företag och görs på samma sätt varje gång ett nytt system implementeras, vilket gör det enkelt att läsa och undersöka eventuella problem.
Felsökning
Betydelsen av ett dokumentationsdokumentation är tydligt synligt när något går fel och människor behöver räkna ut hur man fixar det. Till exempel: Ett kontot betalningssystem lägger en konstig skatt till vissa leverantörer. Det enklaste sättet att ta reda på orsaken till problemet är att granska dokumentationen för att se hur systemet startades och varför. Detta är avgörande när ett system används först och människor hittar oväntade problem. Kanske en rapport ber om information som inte existerar. Titta på dokumentationen skulle hjälpa till med att lösa problemet genom att visa var denna information är inrättad inom systemet.
beslut
Dokumentation av ett bokföringssystem bör presentera beslut som ett system genomförs. Många system möjliggör stor flexibilitet och, tillsammans med flexibiliteten, får beslut. Till exempel skulle dokumentationen visa vem som bestämde hur många siffror ett konto skulle ha, och anledningarna till att beslutet fattades. Detta är ganska viktigt när ett företag genomgår stora förändringar och ny ledning vill förstå beslut som fattas av personer som inte längre finns där. Kanske de besluten var kloka. kanske inte. Men åtminstone finns det en del dokumentation av beslut som fattats för företaget.
Förändringar
När ett system behöver uppdateras med en ny version eller en ny modul kan det vara snabbare att ha korrekt dokumentation. Detta är avgörande om ett redovisningsprogram utformades specifikt för ett företag. Alla tekniska detaljer är mycket viktiga när man överväger kompatibilitet med annan programvara och eventuella ändringar som behövs för programmet. Till exempel kan du behöva en fastighetsmodul och du vill att den modulen ska överföra information till huvudboken. Dokumentationen ska ge dig ledtrådar om du kan göra det och i så fall vad som behöver göras. Vanligtvis använder informationsteknologin (IT) folk dokumentation för teknisk information.
Formatera
God dokumentation för redovisningssystem är vanligtvis en kombination av flödesschema och text. Många gånger visar ett datediagram hur ett system utvecklades och implementerades bättre än text. Dessa kan vara lite komplicerade att förstå, så se till att dokumentationen har en legend så att du kan följa koncepten.
Andra format för dokumentation finns i form av frågeformulär, där specifika frågor ställs och svaren dokumenteras. Baserat på svar löses rapporter och andra bokföringssystemproblem. Många gånger har dokumentationen både flödesschema och frågeformulär.
överväganden
Många företag dokumenterar hur och varför ett visst bokföringssystem valts istället för andra. Det kan ge användarna en väldigt bra uppfattning om vad tänkandet var då, även om ingen av beslutsfattarna är ute efter frågor. Eftersom en systemimplementering kan vara dyr är protokollmöten vanligtvis tillgängliga för att dokumentera beslutsprocessen. Kanske gratis utbildning erbjöds av en leverantör som var mer attraktiv än en annan. Så även innan en systemimplementering pågår, bör dokumentation också finnas tillgänglig.
