Ett memo är ett sätt att kommunicera med andra på ditt kontor. Memorier rapporterar vanligtvis på eller förklarar något. De kan också göra en förfrågan. Informella noteringar kan användas för att rapportera om någonting som inte är av stor betydelse, eller presentera information till ett litet antal personer eller i en mindre formell miljö. När du skriver ett informellt notat ska du vara professionell och hålla den kort och till den punkten. Ett informellt notat bör vara ungefär en sida och innehålla nödvändig information.
Placera företagets brevhuvud längst upp på första sidan i det informella notatet.
Placera frasen "Memo" precis under brevhuvudet.
Placera namnen på avsändaren och mottagarna, samt datum och ämne nästa. Denna information ska finnas på separata linjer. För ett informellt notat, behåll ämnesraden kort men specifik så att läsaren snabbt kan bestämma vad memo handlar om. Om det inte finns någon specifik mottagare kan du lämna den här informationen.
Ange syftet med notatet tydligt och specifikt i första stycket. Försök att göra detta i en till två meningar.
Skriv en kort diskussionsavdelning för att förklara huvudrekommendationen eller begäran av notatet. Eftersom detta är ett informellt memo, kan du helt enkelt ange rekommendationen. Du behöver inte inkludera mycket stödjande bevis, fakta eller annan information eftersom du vill vara kortfattad. Detta avsnitt ska vara koncist och till den punkten och måste effektivt överföra punkten i notatet och berätta läsaren vad man ska göra nästa.
Ange klart vad läsaren ska göra i en kort rekommendation eller stängningsavsnitt. Även om notatet är informellt är det fortfarande viktigt att förmedla en tydlig punkt och rekommendation.
tips
-
Håll allt kort i ett informellt notat. Skriv kortfattat och tydligt med så få ord som möjligt.
