Korrekt förberedelse av kommersiella fakturor gör det troligare att ditt företag betalas för sina produkter eller tjänster i tid. Ett genomgripande tillvägagångssätt för fakturering kan också hjälpa dig att behålla bättre register och hålla budgeten på rätt spår.
Skapa en standardiserad blankett
Skapa en kommersiell fakturamall som innehåller kategorier för all relevant information. Den fyllningsbara formuläret ska innehålla ditt företags brevhuvud eller logotyp och kontaktuppgifter, inklusive telefon- och faxnummer samt adresser för e-post och webbadresser. Inkludera fläckar för att fylla i beställningsdatum och fakturadatum, försäljarens namn eller kodenummer och din entreprenörs licensnummer eller skatt-ID, om tillämpligt. Skapa kolumner som låter dig fylla i kvantiteter, beskrivningar och priser för de sålda artiklarna och en rader för att lägga till moms och beräkna totalt. Lämna ett utrymme för anteckningar.
Var specifik
När du specificerar de tjänster eller objekt som säljs ska du vara specifik. Inkludera artikelnummer, referenskoder eller beskrivningar som gör det klart för dig och din köpare vad fakturan refererar till. Bryta ned arbetet per timme och inkludera beskrivningar av utförda tjänster. Detta hjälper dig att spåra varulager och arbetsprodukt och låter kunden se en detaljerad lista över vad han debiteras för. I händelse av en tvist kan fakturan rensa missförstånd och hjälpa dig att undvika betalningsförseningar. Om ett inköpsordernummer eller behörighetskod från köparen var inblandad i transaktionen, inkludera detta också.
Gå online
Skapa en elektronisk version av din kommersiella faktura för att göra faktureringsprocesserna snabbare och effektivare. Fakturor som genereras elektroniskt och skickas via e-post kan också spåras effektivt, speciellt om du begär ett "läskvitto" för att spåra när mottagaren mottog och öppnade dokumentet. Detta undviker potentiella påståenden om en faktura går vilse i posten. Om du anger pappersfakturor, ta med ett porto betalt kuvert för att uppmuntra till snabb betalning.
Ge betalningsalternativ
Notera på fakturan när betalningen betalas och lista påföljder eller avgifter för sena betalningar. Inkludera anvisningar för hur fakturan kan betalas, till exempel online-alternativ, företagscheck, kassörskontroll, postanvisning eller kreditkort. Ange direktnummer till din bokföringsavdelning om en kund vill göra en betalning i form av banköverföring eller betalkort via telefon.
