Formella affärsbrev kräver ett specifikt protokoll oavsett vad bokens avsikt är. I de flesta fall bör ett företagsbrev vara kortfattat och kortfattat, vanligtvis passande på en sida. Medan du ska använda en tydlig formell skrivstil, finns det flera fall där användningsförkortningar är lämpliga för att spara både utrymme och tid.
Prefix och Honorifics
Både prefix och honorifics förväntas förkortas i hälsning och på annat håll i brevet. Ett företagsbrev skulle till exempel börja med "Kära herr Johns," inte "Kära herre Johns." Flertalet av alla prefix och honorifications är också förkortade, till exempel "Messrs" för flera manliga mottagare och "Mses" för flera kvinnliga mottagare.
Företagsnamn
Både brevhuvudet och "inlämningsadressen" kommer att innehålla företagsnamn - avsändarens avsändare och mottagarens namn. Det kan inte vara lämpligt att förkorta någon del av företagsnamn om inte bolagets namn är registrerat med en förkortning. Om företaget till exempel är registrerat som "Motts, Inc." kan du använda "Inc." i den inre adressen utan att stava ut "Inkorporated." På samma sätt ersätt inte "&" för "och" om inte det ingår i företagsnamnet.
adresser
Till skillnad från framsidan av ett kuvert bör staten stavas ut när den är en del av ditt brevhuvud, rubrik eller inläggsadress. Till exempel, om mottagarens företag är i Seattle, skulle den inre adressen läsa "Seattle, Washington 98101."
Vanligen använda förkortningar
Ett postscript, som är ett extra uttalande efter bokslutets slut, uttrycks alltid med förkortningen "P.S." Om du inkluderar extra dokument tillsammans med ditt brev är det acceptabelt att ange dem antingen genom att skriva ut "Inkapslingar", följt av antalet dokument eller genom att förkorta "Enc." under din signatur. RSVP är en acceptabel förkortning när du begär att mottagaren svarar på ditt brev.
Ämnen och typister
Föremålet för en affärsbrev kan anges under datumet med förkortningen "Re" för "Beträffande", följt av en kort redogörelse för ämnet. Om ett brev undertecknas på uppdrag av någon annan, kommer förkortningen "p.p." kan användas. Om en sekreterare till exempel skriver ett brev på uppdrag av sin arbetsgivare, kan skrivaren skriva under brevet och åtfölja hennes signatur med "p.p." och lägg till hennes arbetsgivares namn nedan. "P.p." står för den latinska frasen "per procurationem." Förkortningen "cc" står traditionellt för "kol kopi" men kan också innebära "artighetskopia". I båda fallen indikeras att flera kopior av ett brev har skickats ut och namnger de personer till vilka dessa kopior har skickats.
