En hälsning är hälsningen i ett brev. Det är hur du adresserar mottagaren, och den ställer in tonen för resten av innehållet i meddelandet. I affärer dessa dagar, är de flesta korrespondens gjort via e-post. Postpost används dock fortfarande i vissa branscher och med specifika typer av affärsdokument. I båda fallen är det viktigt att använda rätt hälsning för att visa mottagaren av brevet respekt och att engagera honom i början av kommunikationen.
tips
-
Den korrekta hälsningen för företagsbokstäver beror på tonen i dokumentet, oavsett om det står i tryck eller e-post och typen av meddelandet som levereras.
Hur man väljer ett företags brevhälsning
Att bestämma vilken hälsning som ska användas i din affärsbrev beror på ett par faktorer. Först, reda på vilken typ av fråga du diskuterar. Behöver det en formell ton eller en informell? Till exempel är ansökan om ett jobb hos ett företag en formell affärstransaktion och kräver ett företagsbrev med en formell hilsen. Å andra sidan, att maila en kollega om när man ska träffas till lunch kräver ingen formell hälsning. På samma sätt kan adressering till en kund du inte talat med tidigare kräva en mer formell ton jämfört med att tala med en partner som du regelbundet gör affärer med.
En annan faktor att tänka på när man bestämmer sig för hälsningen att använda är tonen i hela meddelandet. Hälsningen är den första delen av affärsbrevet som din mottagare läser, så det ställer väsentligen tonen för hela meddelandet. Välj noggrant din hälsning baserat på tonen du vill förmedla hela tiden. Dessutom kommer den hälsning du använder beror på vad du vet och inte vet om mottagaren. Oavsett om du känner till personens namn, kön, yrke och referenser spelar en roll för att välja hälsning.
Med tanke på formatet på affärsbrevet
Hälsningen du använder kan också bero på formatet på ditt brev. Om du till exempel skickar ditt meddelande via e-post eller e-post kan det hända att det påverkar vilken typ av hälsning du väljer. Dessutom kommer bokstypen också att diktera den hälsning du använder. Till exempel kan ett inledningsbrev för företagsförslag som skickas via postmeddelande få en mycket mer formell hälsning än ett företagsbrett memo som skickas till en intern lista via e-post. Du måste också överväga om du skickar din företagsbrev till en person eller till flera personer, eftersom det påverkar hälsningen du väljer.
Mottagare av affärsbrevet
Innan du börjar din företagsbrev, ta reda på vem du skickar meddelandet till. Om du skriver till en person är det viktigt att veta sitt fulla namn med rätt stavning. Om mottagaren har ett könsneutralt namn som Alex eller Pat, kan du ringa organisationen och ta reda på könet kan spara dig eventuell förlägenhet i framtiden. Om du inte är medveten om personens kön kan du släppa artighetens artikel i din hälsning.
Om din företagsbeteckning är ett svar på ett meddelande som mottagaren redan har skickat, var uppmärksam på hur de signerade sitt namn. Om deras fulla namn är Cassandra och de undertecknade sitt brev "Cass", så kan du vara benägen att betrakta henne som "Cass". Det beror på vilken typ av relation du har och dokumentet du skriver. Förkorta inte någons namn utan att vara inbjuden att göra det.
Använda könsspecifika titlar
I vissa fall kan du välja att använda en könsspecifik titel som en del av din hälsning. "Herr" används för en man och föregår hans efternamn - "Herr Smith ", till exempel. För en gift kvinna, använd "Fru" före efternamnet. För en ogift kvinna kan du använda "Fröken". När du skriver till en kvinna utan att veta hennes civilstånd, kan du använda "Fröken", som i "Fröken Smith".
Innan du bestämmer dig för att använda en könsbestämd titel, överväga om ditt språk är inkluderat. Vissa människor kanske inte identifierar sig som män eller kvinnor eller kan identifiera sig som motsatt kön. Om du inte vet eller är osäker på situationen kan du välja att lämna det könsspecifika språket helt i din korrespondens.
Formella hälsningar
Den vanligaste formella hälsningen i affärer är "Kära". Du kan använda den påskyndningen på ett antal sätt:
- Kära Mr. Smith
- Kära John / Jane
- Kära fru / mrs. Smed
- Kära John Smith
Hur du adresserar mottagarens namn beror på affärsbrevets formalitet och ditt förhållande med henne. "Kära" kan användas både i utskrifts- och brevbranschen, liksom hälsningen "Till". "Hej" är en annan formell hälsning. Det brukar dock användas i e-post i stället för postmeddelande.
Informella hälsningar
Mindre formella hälsningar kan användas i affärsmiljöer. Men huruvida de är acceptabla beror på organisationens kultur, mottagaren av brevet och budskapet.
I organisationer där det inte finns någon formell hierarki eller småföretag som bara har en handfull anställda som känner varandra väl, kanske det inte finns något behov av formella hälsningar. Vanligtvis är det i intern korrespondens med kollegor eller samarbetspartner som du är bekant med att använda "Hej John" eller "Hey Jane", speciellt när du kommunicerar via e-post.
Observera att även om organisationens kultur är informell, kan det finnas vissa fall där en formell hälsning krävs, till exempel när man talar med en ny kund eller intressent eller när man ansöker om ett jobb.
Salutationer för en okänd mottagare
Ibland när du skriver ett företagsbrev, kanske du inte känner till mottagarens namn. I det här fallet försöker du ringa organisationen i förväg för att ta reda på vem som kan titta på din företagsbrev och adressera din anteckning i enlighet med detta. Du kan också kolla på ett företags hemsida för att se om du kan ta reda på den här informationen. Om du inte kan ta reda på mottagarens namn kan du adressera ditt företagsbrev med generella hälsningar som:
- kära herr eller fru
- Till den som detta berör
- Till Hyreschefen
Salutationer för flera mottagare
När du hanterar flera mottagare av din företagsbrev, skräddarsy hälsningen till att inkludera flera namn, till exempel att skriva "Kära Jane och John" eller "Till Mr och Mrs Smith." Om det finns mer än två namn att lista, kan du välj att avstå från namnen helt och använd en generisk hälsning som:
- Kära lag
- Hej alla
- Till HR-avdelningen
- Kära Blue-Sky Corporation
Riktlinjer för specifika titlar
En persons yrke eller utbildning kan kräva att du adresserar dem på ett visst sätt i ditt företags hälsning beroende på formaliteten i brevet. Generellt gäller detta för medlemmar av prästerskapet, medicinsk personal, akademiker, militär personal och valda tjänstemän.
Till exempel, om du skriver till någon som har en medicinsk examen, använd "Dr" före hans efternamn, som i "Dr. Smith. "När du skriver till en professor, domare, rabbin, imam eller pastor skriver du ut hela titeln före hans efternamn, som" Kära pastor Smith. "När man skriver till militärmedlemmar är det lämpligt att använda sin fulla rang och efternamn i hälsningen, som i "Kära Lieutenant General Smith" eller "Hello Captain Smith."
Formatera en hälsning inom ett företagsbrev
När du formaterar ditt brev kan du lägga till antingen ett kolon eller ett komma efter din hälsning. Kolon är det mer formella valet, medan kommaen används för informell korrespondens. Första stycket i ditt brev börjar efter hälsning på nästa rad, till exempel:
Kära John, Första paragrafen
