Det händer inte ofta, men ibland betalar en betalningsmottagare aldrig en check. Oavsett om en anställd glömde lönekontrollen eller en försäljare gick i konkurs, kan en föråldrad kontroll resultera i ett redovisningssamtal. Skapa en redovisningsprincip för att kontakta fördjupade kontrollinnehavare efter en viss tidsperiod. Ange en annan tidsram för att skriva bort den föråldrade kontrollen. Om ditt tillstånd är föremål för oskadade egendomslagar, begära att bokföringen registrerar en skuld till staten.
Om Stale-Dated Checks
I motsats till populär tro, utgår en check aldrig "verkligen". En bank är inte skyldig att betala en check om det är mer än sex månader före checkdatumet. Banken har dock friheten att hedra en föråldrad kontroll, oavsett eventuella restriktioner som anges på checken. Många stater har oavkrävade fastighetslagar som kräver att företagen ska vända oanmälda medel över till staten snarare än att helt enkelt avskaffa utgiften.
Kontakta betalningsmottagaren
Ange en policy för att kontakta ägare av oanmälda kontroller. Det kan tyckas dumt att uppmana en betalningsmottagare att betala en check, men det kommer att spara dig administrativ och redovisningstid och krångel på vägen. Besluta intervaller för kontakt, till exempel sex månader och ett år. För att du ska kunna genomföra denna policy måste du kräva att du samlar in kontaktuppgifter - t.ex. telefonnummer, e-postadress och fysisk adress - innan du betalar ut några kontroller.
Omvänd kontrollen
Ställ in en tidsram för att skriva ut föråldrade kontroller i din bokföringshandbok. Den exakta tidsramen är upp till dig, men ett år eller två år är båda gemensamma riktmärken. För att avregistrera checken, debitera kontokontot och kreditera det ursprungliga utgiftskontot. Till exempel, säg att du betalade en leverantör $ 100 för leveranser för ett år sedan och han betalade aldrig checken. För att vända kontrollen, debitera pengar för $ 100 och kreditleverans bekostnad för $ 100.
Anteckna en Liablity
Om ditt tillstånd har upphävda fastighetslagar kan du behöva byta pengar till staten efter en viss tid. Om en icke anspråk på fastighetsrätt gäller, ange en policy för att skapa en ny skuld för att redovisa det belopp som staten är skyldigt. Om till exempel $ 100-försörjningskontrollen är föremål för oavkrävda fastighetslagar, debiterar du det obeskattade ansvarsskuldkontot för $ 100 och kreditleveranskostnaden för $ 100. När du byter pengar över till staten, debitera skuldkontot för $ 100 och kredit kontant för $ 100.
