En driftsbudget utgör en färdplan för företag att utforma sina finansiella planer för det kommande året. Den innehåller både intäkter och kostnader, presenteras vanligtvis i ett resultaträkningsformat och ger ett värdefullt sätt för företaget att dokumentera finansiella mål och mål för aktiviteter som man vill nå framåt.
Som företagare kan du hitta dig själv som behöver en budget för att styra och stödja ditt företags finansiella beslut. Olika budgettyper existerar beroende på vilken typ av utgifter du planerar, och många företag använder versioner som en avdelningsbudget, budget per kostnadssenter, topp eller nedåt-budget varje år för att dokumentera sina mål för de kommande 12 månader.
Vad är en driftsbudget?
En verksamhetsbudget är ett projicerat uttalande om kommande driftsintäkter och kostnader för ett bolag. Det inkluderar inte kostnader för kapitalköp eller investeringar, till exempel kostnaden för att bygga ett lager. Driftsbudgetar samlas vanligtvis månatligen eller kvartalsvis och täcker en årsperiod.
Kostnaderna innefattar försäljningskostnader (de direkta kostnaderna för att producera en produkt) och rörelsekostnader i samband med försäljning och generell och administrativ verksamhet i företaget. Beroende på detaljnivå kan en driftsbudget också inkludera avskrivningar, avskrivningar, räntekostnader och skattekostnader som förväntas för det kommande året.
En driftsbudget är ofta sammansatt med utgifter på linjebasis, så att när man planerar budgeten kan den raffineras per post. Om ett företag vet att det kommer att betala en konsult under årets tre första månader, hjälper det att få denna detalj i budgeten så att kostnaderna kan tas bort från budgeten för resten av år. Eller om företaget vet att hyran kommer att öka i juni, kan det också medföra detta i sin detaljhandelsbudget.
Större företag som har många divisioner eller andra enheter samlar ofta separata driftsbudgetar för varje affärsenhet och konsoliderar dem sedan till en sammanfattande mäterbudget för företaget som helhet.
Vad är olika typer av budgetar?
Företag använder olika typer av budgetar av olika skäl, och var och en av de fyra huvudtyperna eller metoderna fungerar för olika situationer.
- Inkrementell budgetering: Eventuellt den vanligast använda, enkla budgeteringsmetoden. Man tar helt enkelt företagets faktiska siffror från förra året och ökar eller minskar dem med en viss procentandel. Ett företag kan till exempel begränsa en omsättning på 10 procent i försäljningsintäkterna för den mest sålda produkten och en minskning med 5 procent av utgifterna på outnyttjat kontorsutrymme. Detta är en vanlig metod på grund av sin lätthet men tenderar att ignorera yttre influenser som inflation. Dessutom kan chefer uppskatta kostnadsökning med högre procent för att ge utseendet att de alltid kommer in under budgeten. Denna budgeteringsmetod kan minska cheferna för att göra ansträngningar för att minska kostnaderna eller öka effektiviteten.
- Aktivitetsbaserad budget: En typ av topp-ner-budget med utgångsmål som ett mål på 150 miljoner dollar i intäkter. Top-down budgetar involverar chefer på hög nivå som formulerar en högnivåbudget baserat på deras mål. Denna budget ges till avdelningscheferna för att bestämma vilka aktiviteter som behövs för att nå målet och kostnaderna för att göra dessa aktiviteter.
- Värde proposition budget: Denna typ av budget kräver mer tanke och det handlar om att ställa frågan om varan i budgeten skapar värde för kunder, anställda och företagets övriga intressenter.
- Nollbaserad budgetering: Denna typ av budget förutsätter att varje avdelning börjar med nollbudget, och varje budgeterad kostnad måste motiveras innan den läggs till. Medan denna typ av budgetering är tidskrävande fungerar den för företag som behöver omstrukturera sin verksamhet ekonomiskt eller på annat sätt måste utöva mycket snabb kontroll över utgifterna. Denna typ av budgetering är effektivare för diskretionära kostnader, snarare än för de centrala driftskostnaderna som håller verksamheten igång.
Varför behöver du en driftsbudget
Företagen måste kunna hålla kontakten med företagets nuvarande ekonomiska ställning för att lyckas, samt att projicera vad de förväntar sig i framtida månader så att de kan planera för det kommande årets intäkter och kostnader. En operativ budget är viktig eftersom den ger ledningen ett sätt att ställa och kommunicera sina finansiella mål och mål för de närmaste 12 månaderna, och det kan användas för att hålla anställda och ledning ansvarig för dessa mål. Det är inte ovanligt för företagen att förbereda ett schema som jämför budgeten med faktiska finansiella resultat varje månad, eller åtminstone kvartalet, för att se hur företagets faktiska prestanda spårar med sina budgeterade mål.
Driftsbudgeten och planeringsprocessen ger också möjlighet för företagen att förberedas vid oförutsedda omständigheter. Till exempel kan ett företag sätta in sina intäkter och utgiftsmål och planera dem så att det har tillräckligt med lönsamhet att sätta pengar i en slushfond. Fonden skulle kunna användas vid nedgång i ekonomin, förlusten av en stor leverantör, förlusten av en frekvent kund eller någon annan typ av affärsproblem som kan påverka bolagets kassaflöde negativt.
Att skapa en effektiv budget är delkonst och delvetenskap. Som företagsägare måste du ta reda på var du ska ställa in fältet när det gäller att skapa en budget som speglar den typ av prestation som ditt team kan, samtidigt som man överväger vad ditt företag behöver göra för att hålla sig i linje med eller slå sina konkurrenter och kamrater och excel på sin marknadsplats. Det är viktigt att fastställa budgetmål på tillräckligt hög nivå så att marknaden och investerare uppfattar ditt företag som ledare och präst, men behåll målen på en realistisk noggrann nivå så att du inte skapar en negativ uppfattning genom att missa målen.
Budget exempel
Företagen väljer att montera budgetar på olika sätt, beroende på företagets storlek, struktur, verksamhet och andra överväganden. Du kanske till exempel bestämmer dig för att sammanställa en budget per avdelning, med kategorier som VD, finans, faciliteter eller IT. Var och en av dessa sektioner kommer att ha samma komponenter, som lön, juridiska avgifter, datorkostnader och kontokostnader.
Vissa företag förbereder sin budget per kostnadscenter. Ett kostnadscenter är en avdelning, snarare än en division. I ett tillverkningsföretag kan det vara en tillverkningsavdelning eller underhållsavdelning. Dessa avdelningar är ansvariga för direkta driftskostnader och har ingen inblandning eller kontroll över den försäljning eller inkomstgenererande delen av verksamheten. För den här typen av budget är det svårt att beräkna vinsten för varje kostnadskontor eftersom det kräver intäkter och kostnader, såsom byggnadshyra, som ska fördelas.
Ett annat budgetexempel är metoden för topp-down budgetering. Denna process för att formulera en budget innebär att man ställer in mål och mål för företaget överst och sedan trycker dessa mål och mål ner till divisionens chefer. Budgetmålen dikteras av ledningen, och avdelningarna måste hitta ett sätt att strukturera sina separata budgetar för att uppfylla de mål och mål som ställs upp av ledande befattningshavare.
Denna typ av budgetering har en nackdel genom att medelhög nivå och lägre ledning i divisionerna inte tar ägande av budgeten eftersom den inte skapades av dem och ålades dem. Vissa känner att budgetnedläggning inte är så effektiv eftersom ledningen ofta är bortkopplad från detaljerna om vad som händer i fältet och med de dagliga operativa behoven hos företaget.
Bottom-up budgetering är omvänden av en topp-ner budget, och det börjar med folket ute i fältet. Varje avdelning är ansvarig för att formulera sin egen budget och personalen som är inblandad i den dagliga verksamheten är typiskt den mest kunniga om alla linjeposter i avdelningsbudgetarna. Av denna anledning tenderar budgeten för bottom-up att vara mer detaljerad och i många fall mer exakta än toppnära budgetar. Budgeten är fortfarande byggd baserat på mål, men så även med extra detaljer kan det vara helt annorlunda än företagets faktiska resultat.
Budgeteringsutmaningar: Sandbag eller Sträck?
Budgetering är inte lika lätt som att bara lägga till en tillväxttakt eller minskning till intäkter och kostnader och sedan göra en kopia klistra in för varje 12 månader för det kommande året. Speciellt när budgeten är uppbyggd av människor ute på fältet, kan ett dilemma uppstå. Kanske laget ska sammanställa en budget som innehåller sträcksmål, som är mycket optimistiska men kan vara svåra att nå. Eller kanske laget ska sätta ihop en budget som är sandbaggen, vilket innebär att målen är lättare att nå.
Detta är ett särskilt knepigt problem när anställda vet att deras bonusar är knutna till deras prestanda gentemot budgeten, och det kan testa ledningens etik, särskilt om en sandbagged budget leder till att företaget försämras sämre än sina kamrater eller konkurrenter, allt i namn på anställda som garanterar sina bonusar.
Varje tillvägagångssätt har sina potentiella problem. Medan det finns något att säga för underlösen och överleverans, å andra sidan kan inställning av sträcksmål sätta folk och lag utanför sina komfortzoner för att uppnå tidigare oväntade eller ouppnåliga positiva resultat.
Om budgetmålen är för skandalösa, börjar medarbetare antingen ignorera budgeten eller frågeståndets tankesätt, och det är förmågan att noggrant bedöma personalens kapacitet. Dessutom, om inkomstbudgeten sätts på en nivå som är oöverstiglig och driftskostnader som anställning och löner för ytterligare personal sätts att motsvara den uppblåsta försäljningen, kan företaget sluta spendera för mycket pengar på underutnyttjade resurser.
Huvudbudgetar och prognoser
Ett företags kapitalbudget kan interagera med driftsbudgeten, men det är en helt separat pott med pengar. Kapitalsbudgeten beskriver planerna och därtill hörande intäkter och kostnader för stora eller dyra projekt, till exempel att köpa ny produktionsutrustning, bygga ett nytt lager eller investera i och lansera en ny produkt. Kapitalsbudgeten görs ofta också per projekt och kan finansiellt modelleras som ett nettoprisvärde eller NPV-beräkning, eller en intern ränta eller IRR-beräkning.
Båda dessa metoder används vanligtvis och de erbjuder ledning ett sätt att bedöma projektets lönsamhet, uppskatta hur mycket kassaflöde som produkten kan generera, bestämma avkastningen på investeringen och fatta beslut om huruvida eller inte att ta projektet. Ett företag kan utföra två eller tre olika scenarier av en NPV- eller IRR-beräkning med olika antaganden för att avgöra vilken som skulle kunna ge mest vinst för företaget.
Många företag lägger också samman en prognos tillsammans med sin driftsbudget. Även om det kan verka dubbelt, representerar budgeten vad företaget vill uppnå, till exempel en viss procentuell ökning av årets försäljning, en viss minskning av kostnaderna eller ett visst antal extra anställda.
Prognosen representerar å andra sidan en idé som ligger närmare den finansiella verkligheten. Bolaget skapar en prognos i början av året, och den kan nära likna budgeten i januari. Men när de verkliga resultaten träder in, kommer företaget att uppdatera prognosen utifrån vad som verkligen händer, vilket kanske inte liknar budgeten. Prognosen erbjuder ledningen ett verktyg för att hjälpa till med planering på kort sikt och omdirigera insatser om företaget ser ut som det kanske inte uppfyller sina budgetmål för antingen intäkter eller kostnader.
