En faktura är ett kommunikationsverktyg som berättar för dina kunder vad du har angett för dem, hur mycket det kostar och hur de ska betala. Fakturor kan vara lika enkla som ett handskriven blad med ett par noteringar eller de kan vara sofistikerade, professionellt utformade datoriserade dokument. Tydliga och informativa fakturor ger ditt företag trovärdighet hos dina kunder. De hjälper dig också att få betalt tidigare snarare än senare genom att låta dina kunder veta när du förväntar dig att de ska överlåta.
Fakturanummer
Fakturor skrivs i efterföljande ordning, och ett fakturanummer hjälper dig att hitta eller hänvisa till en viss faktura i en sekvens. Om dina fakturor inte är datoriserade, lägg dem i den ordning du utfärdar dem så att du enkelt kan hitta den faktura du behöver. Om du köper kuddar med fakturor som du fyller i för hand kommer de med förtryckta nummer och fakturorna kommer att vara bundna så att du inte behöver göra något extra arbete för att hålla dem i ordning. Om du skapar datoriserade fakturor med hjälp av programvara som QuickBooks eller Square, kommer programmet att göra arbetet för dig och kommer att utfärda dina fakturor i ordning.
När du behöver hänvisa till en faktura, till exempel om en kund har en fråga om betalning eller om du har mottagit en check och vill markera fakturan som betalad, sök helt enkelt efter fakturanummer. Du kan starta din sekvens med fakturor med vilket nummer du väljer så även om du skriver din allra första faktura kan du ge det ett högre antal för att få ditt företag att bli mer etablerat.
Vad borde vara på en faktura?
Förutom fakturanummer ska en faktura innehålla allt du behöver för att överföra nödvändig information till din kund så att du kan få betalt. Förutom att vara anmälan om ett belopp, är en faktura också ett användbart referensverktyg för kunder som behöver veta vad de har fått och i vilken kvantitet. Inkludera på din faktura:
- Ditt företags namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
- Dagen fakturan skrevs eller det datum som produkten levererades. Använd ett datingsystem eller det andra, men vara konsekvent.
- Din kunds namn och faktureringsadress.
- Din kunds leveransadress.
- Mängden av varje beställt objekt, namnet eller inventeringsnumret för varje beställt objekt, enhetens pris för varje beställt objekt och totalpriset för varje objekt, beräknat genom att multiplicera kvantiteten med enhetspriset.
- Det totala beloppet betalas för alla föremål på fakturan.
- Försäljningsskatt, i förekommande fall.
- Betalningsvillkor, till exempel kontant vid leverans eller netto 15 (15 dagar att betala).
Använda fakturor för snabb betalning
Lite tanke och omsorg när du skapar fakturor kan hjälpa dig att få betalt snabbare och konsekvent. Ju tidigare du skickar din faktura, desto tidigare kommer din kund att veta hur mycket du ska betala och när betalningen förfaller. Även om betalningsvillkor som tidslängd mellan leverans och betalning vanligtvis förhandlas fram i förhand, kan dessa villkor tydligt och tydligt på fakturan fungera som en användbar påminnelse. Om din kund står bakom betalningen för tidigare fakturor, inklusive ett totalt belopp som betalas på den aktuella fakturan, kan det höjas betalningen genom att spara kunden steget att se upp tidigare betalningsbalanser.
