Faktura validering är nödvändig för alla affärer; Det handlar om korrigering av avgifter som tas emot eller faktureras med betalade eller mottagna belopp.De flesta bokföringssystem är automatiserade, men det finns tillfällen då det kan vara nödvändigt att manuellt validera fakturor. Småföretag kan manuellt validera alla fakturor, som fungerar så länge som det finns ett system med kontroller och saldon för att minska anställdas oärlighet.
Inkommande fakturor
En anställd bör sammanställa fakturor när de anländer, skilja dem från leverantör och eter, verifiera dem personligen eller vidarebefordra dem till den anställde som ansvarar för det enskilda kontot. Om en faktura är giltig beror på flera faktorer, så det är viktigt att de alla hamnar på rätt plats. En anställd måste sedan kontrollera varje föremål, registrera räkningen och vidarebefordra fakturan för betalning. Personer som är ansvariga för att validera fakturor borde aldrig ha tillgång till medel för betalning.
Utgående fakturor
Alla utgående fakturor ska kontrolleras för exakthet före postering. Medan en enskild person eller avdelning kan vara ansvarig för inmatning av varor, inklusive försäljnings- och serviceavgifter, tilldelade arbetskraftskostnader och material och leveranser som används för ett visst jobb. Varje faktura bör kryssmarkeras med tillhörande kundkonto för att öka kundnöjdheten genom korrekt fakturering och minska arbetskostnader som orsakas av fakturakorrigeringar.
betalningar
När fakturor har validerats överförs de till en individ eller avdelning för betalningsbehandling. Det är absolut nödvändigt att den som ansvarar för att validera fakturor inte har tillgång till betalningsfonder. Detta system av kontroller och saldon säkerställer att anställda inte har möjlighet att förfalska kontroller, betala ofullständiga eller förfalskade fakturor eller genomföra andra oärliga metoder.
uttalanden
När uttalanden anländer eller skickas, bör de kryssmarkeras med varje kund eller leverantörsfaktura för att säkerställa noggrannhet. Företag som arbetar på en strikt manuell basis måste implementera ett effektivt arkivsystem; Alla fakturor måste kopieras vid behov och arkiveras under kund- eller leverantörsnamn. När uttalanden anländer, ska en separat person eller avdelning kontrollera att varje avgift och betalning visas korrekt på uttalandet. Att skilja uttalandet valideringsavdelningen från faktura och betalningsavdelningar säkerställer ytterligare noggrannhet och motverkar oärligt beteende.
