Vissa företag kan fungera framgångsrikt på kontanter, men den modellen är ganska svår att bibehålla när du kommer över mamma och pop-scenen. Det är särskilt svårt om du säljer till andra företag som ofta inte förväntar sig att betala i förskott för sina inköp. Istället skapar du en faktura för din produkt, vilken din kund senare kommer att betala. Under tiden mellan fakturan som utfärdas och kunden betalar den beskrivs den som en öppen faktura för redovisningssyfte.
Leverantörs Faktura Definition
En faktura är i huvudsak en överenskommelse mellan säljaren och kunden.Leverantören samtycker till att tillhandahålla produkten eller tjänsten i förväg och kunden accepterar att betala för produkten eller tjänsten enligt villkoren i fakturan. Dessa villkor inkluderar ett angivet datum när betalningen är förfallen och i de flesta fakturor ingår ett straff för förfallna betalningar. Vissa leverantörer erbjuder en morot och pinnen, vilket ger en liknande rabatt för förskottsbetalning. Hur som helst, säljaren väsentligen utökar kredit till kunden och förväntar sig att få betalt - åtminstone större delen av tiden - i tid.
Leverantörsskulder, Kundfordringar
Både kunden och säljaren måste redovisa en öppen faktura i sin balansräkning. För säljaren är det en aktuell tillgång. Det är pengar som rimligen kan räknas ut för att betala kommande skulder, såsom leasingavgifter eller fakturor för råvaror. För kunden är det en aktuell skuld. Det kommer att visas på din balansräkning motsatt dina aktuella tillgångar, som inkluderar dina kassareserver och nuvarande kassaflöde samt dina egna kundfordringar. I båda fallen är det kvar på den platsen tills fakturan är stängd.
Sluten Faktura Definition
En faktura förblir öppen tills kunden gör, och säljaren mottar betalningen i sin helhet. Vid kundens slut redovisas betalningen som en kredit på kontokontot, vilket idealiskt citerar fakturanumret och kanske identifierar leverantören. Detta ger ett revisionsspår om det skulle uppstå problem med fakturan eller betalningen. Vid leverantörens slut redovisas betalningen som ett kreditnota i kundfordringsboken, identifierad med fakturanumret och helst kundens kontrollnummer. I båda fallen, med full betalning för att matcha rätt fakturabelopp - subtraherar lämplig rabatt eller lägger till en lämplig ränteavgift - kan fakturan nu stängas.
Delbetalningar Komplicerade saker
Det är relativt enkelt att hålla reda på en öppen faktura och ändra den till en stängd om den rensas med en enda betalning i sin helhet. Det är lite mer komplicerat om du gör eller får delbetalningar på samma faktura under en tidsperiod. Den grundläggande processen att skicka till bokföringsbokföringen om du är kunden eller bokföringsbokföringen om du är säljaren, förblir densamma. Svårigheten ligger i att säkerställa att den samlade summan av betalningar är korrekta, när du har beräknat några räntepåföljder och att de är tilldelade rätt faktura. Vissa tjänster och programvaruprodukter från tredje part, till exempel den lämpliga namnet OpenInvoice.com, automatiserar och effektiviserar denna process.
Fakturaavdragsalternativet
Det är inte ovanligt för företag med massor av öppna fakturor att uppleva transienta kassaflödesproblem medan de väntar på att de fakturorna ska betalas. I dessa situationer vänder sig vissa företag till alternativet känd som fakturabattning. En tredje part lägger pengar till säljaren mot en utestående faktura i utbyte mot en procentsats när fakturan samlas in. Ansvaret för att samla in betalning förblir hos säljaren. Detta kan vara ett användbart verktyg i en tid, men det äter i dina marginaler, så du vill noggrant vägga dina kortsiktiga behov mot din långsiktiga lönsamhet.
