Skriva avvisningsbreven är en vanlig, men ogillad del av att driva ett företag. Ett bud avvisningsbrev skrivs av ett företag för att informera ett annat företag om att budet som företaget placerat inte godkändes. När du skriver denna typ av brev, kom ihåg att ditt meddelande ska vara artigt och direkt. Det borde förklara orsakerna till att budet avvisades och borde också förmedla att framtida bud från det här bolaget med glädje kommer att övervägas.
Förbered rubriken på brevet. Inkludera datum, företagets namn, kontaktpersonens namn och adress till det företag vars bud avvisades.
Adressera brevet på ett korrekt och respektfullt sätt. Brevet ska adresseras med ordet "Kära" och kontaktens namn ska listas nästa.
Börja brevet genom att tacka bolaget för erbjudandet. Ett bud avvisningsbrev bör vara artigt och bör särskilt tacka bolaget för att erbjuda budet. Det kan också innehålla datum och jobb för budet.Om det är tillämpligt, inkludera en mening som anger att du var imponerad av vissa detaljer om budet och lista vad de är.
Avvisa bolagets erbjudande. Helt officiellt att budet som placerades av detta företag inte har accepterats och att ett bud från ett annat företag har.
Anbudsförklaringar till avslaget. Efter att ha angett att budet avslogs, ge företaget ett skäl eller två angående detaljerna om varför detta beslut fattades. Det kan bero på priser eller varor av lägre kvalitet, eller eftersom det här företaget inte är väl etablerat. Detta ger chansen för budgivaren att känna till problemet och få möjlighet att rätta till det i framtida affärsbeslut.
Uppmuntra företaget att bjuda igen i framtiden. Stäng brevet genom att lämna dörren öppen för framtida möjligheter. Detta gör att budgivaren vet att framtida bud är välkomna och att det alltid finns en möjlighet att ett framtida bud kommer att övervägas och eventuellt accepteras.
Skriv brevet. Använd ordet "Med vänliga hälsningar" när du stänger brevet och skriv ditt namn. Fyll i ett visitkort med brevet, ytterligare uppmuntra budgivningsbolaget att fortsätta bjuda på framtida projekt.
