Oavsett om du är en ny ideell organisation som vill förändra världen eller en liten grupp som försöker samla in pengar till skolbandsuniformer, kan det vara svårt att acceptera och behandla kontantdonationer. Välsignade fondraisers behöver inte göra mycket för att komma in i allvarligt varmvatten med IRS, så använd tips i den här guiden för att spara tid och ansträngning genom att etablera strikta ekonomiska praxis. Ta reda på hur du behandlar kontantdonationer, öppna ett kontokonto och använd Internet för att hantera kontanta gåvor så att din grupp kan gå om att hjälpa andra istället för att upprepade gånger förklara hur gruppens ansträngningar är undertecknade.
Öppna ett bankkonto i namnet på din organisation eller orsak. Detta kräver typiskt dokumentation, så ta med din stadga, stadgar, bolagsordning och andra typer av pappersarbete som kan användas som bevis för organisationens uppdrag och principer.
Mandat två signatörer för alla kontanta transaktioner med ditt bankkonto. Denna "dubbla signatur krävs" kostar inte mer att genomföra, men det går en lång väg att lugna givare och medlemmar att din organisation är upp och upp.
Utarbeta en standard "Cash Donation Form" och kräva att varje presentgivare fyller en ut varje gång ett bidrag görs. Denna blankett bör innehålla namnet på givaren, adress och annan kontaktinformation, en plats för kontantbeloppet, datumet och det ska också stava ut vilka villkor som donationen --- helt eller delvis --- är tillåten som en skatteavskrivning. Lägg till en rad för signaturen för den person som accepterar donationen.
Kvalificera varje kontantgåva för att se till att den passar inom din organisations uppdrag. Se till att det inte finns några "strängar" bifogade och att det inte finns någon intressekonflikt eller quid pro quo implicit inom bidraget innan din grupp accepterar det.
Samtyck till en standard metod för att behandla bidrags donationer. Använd det som kallas ett dubbelhänt räkningssystem som kräver minst två medlemmar av gruppen att bevittna varje transaktion med donationsboxen. Fysisk kontroll av dessa lådor måste noggrant övervakas. Håll en detaljerad lista över tider, datum och personer som räknar, överför, deponerar eller på annat sätt flyttar donationsboxfonder.
Ställ in rapporteringsgränser för kontantdonationer för att skapa juridiska kontroller och saldon. Vissa grupper kräver konsensus innan ett bestämt belopp kan accepteras (t ex $ 1000) för att få vissa särskilda intressen att övervakas på gruppens vägnar.
Överväg att använda en tredjepartstjänst som Pay Pal för att behandla kontantgåvor. Ingen hemsida krävs (men många klubbar finner det enkelt att länka till Pay Pal via en hemsida länk) och supportrar kan göra säkra bidrag från sina banker eller kreditkort. Pappersspåret är omfattande och lätt att använda. Pay Pal kan också ställa in automatiska månatliga prenumerationer för frekventa givare.
Ställ in kalkylblad för Excel (eller annan databasprogramvara) för att spåra alla kassaflöden. Bryt ut kassaskulder donationer, checkar, kreditkorts transaktioner, Pay Pal intäkter och extra intäkter kvitton för att hålla flikar på där koncernens pengar kommer från för framtida marknadsföringsinsatser.
Arbeta med bankir eller revisor om ditt medlemskap inte innehåller en lagmedlem som är bekväm med ekonomin. Skicka alltid ett tackbrev till presentförmedlarna omedelbart efter det att deras kontantdonation har mottagits. Denna extra touch, när den skickas i tid, påminner givaren om sitt bidrag, talar om volymer om gruppens tacksamhet och sätter scenen för framtida kampanjappeller.
