Att få butiker att donera varor till din sak är ofta lättare än att få dem att dela med pengar. Om du har ett energiskt team av volontärer som hjälper till med att runda upp saker för din tysta auktion, dörrpriser eller kläder till dina kunder, måste du skicka dem väl förberedda för sin uppgift. De behöver referensuppgifter, ett manus, en beskrivning av vad de letar efter och pappersarbete för att dokumentera donationer.
Inrätta
Planera händelsen eller programmet för vilket du behöver donationer. Om din fondförare eller projekt saknar en tydlig uppsättning mål och handlingsstrategier, kommer dina volontärer inte att veta vilka olika saker du vill ha. Detta är särskilt viktigt när du samlar varor istället för kontanter. Du kan inte få fel pengar, men du kan lätt sluta med massor av donerade saker du inte kan använda.
Ange mål för donationsinsamlingsprogrammet. Vet hur många objekt du behöver för att få en tydlig beskrivning av vad de är och hur de ska användas. Det är mycket viktigt att dina volontärer förstår hur du planerar att använda donationerna så att de kan svara på givarfrågor.
Kontakta så många företag som du kan få adresser och chefsnamn för. Skicka ett brev som beskriver vilken typ av donationer du letar efter och informera dem om att de ska besöks av en volontär.
Skriv ett enkelt skript som ska användas när du begär donation. Repetera det med dina volontärer tills de är bekväma med det. De volontärer med försäljningserfarenhet gör själva manuset. De mindre säkra på sig kommer åtminstone inte att vara förlorade för ord när de närmar sig butiksejer.
Rekrytera volontärer som älskar din organisation och vem kommer bli upphetsad att söka saker till ditt evenemang eller program. Se särskilt för personer med demonstrerad skicklighet i försäljningen om du kan få dem. En person som gillar den typen av saker kommer att bli dubbelt så mycket klar på halva tiden.
Skapa legitimationsuppgifter för dina volontärer som enkelt identifierar dem för att lagra ägare och chefer. Ett märke eller kort hjälper till med att eliminera oro för potentiella givare som kanske undrar om dina volontärer är legitima.
Skapa och skriv ut donationsloggblad som volontärer kan använda för att registrera vilka donationer som kom från vilka företag, inklusive namn, adresser, telefonnummer och e-postadresser för kontakter. Den här informationen hjälper din bokförare att skapa poster och kvitton och lägga till din givardatabas. Skapa ett enkelt kvittoformulär som volontören kan ge till donatoraffären också.
Närmar sig givare
Besök butikerna där du vill söka kläddon och prata direkt till chefen. Många chefer har befogenhet att göra donationer av varor direkt till lokala ideella organisationer. Om de inte gör det kommer de att hänvisa dig till ägaren eller i större butiker till en person som har befogenhet att göra en sådan donation.
Be om vad du vill ha. Förklara hur objekten ska användas. Om de används direkt för programdeltagare, förklara varför de behöver kläder. Om det används som pris eller auktionsobjekt, förklara hur objektet kommer att förbättra din fondraiser och vilken typ av offentligt erkännande du kommer att ge dem vid evenemanget.
Erbjud ett alternativ, om chefen eller ägaren är ovillig att skänka varor. Pengar är alltid ett alternativ till ett donerat föremål och många känner sig mer bekväma att göra den typen av donation.
Fyll i donatorjournalen och kvittot exakt. Packa det donerade objektet noggrant för transport. Låt inte dina volontärer bara klä ut kläddon i en bil. De bör alltid behandla donerade kläder noggrant för att undvika färgning eller rynkning av dem.
Be donorn att hänvisa till andra företag eller vänner som kan ge din sak. Ibland kan det faktum att en klädaffär gjort en donation uppmuntra en annan att matcha eller överträffa en konkurrents donation. Ibland frågar givaren; Det är okej att berätta vad andra har gett. Se till att frivilliga levererar donerade varor till lagringsplatsen och fyll ut loggar helt. Glöm inte att tacka dina frivilliga och utfärda utskrivna uppskattningsbevis i slutet av kampanjen. Erkänna enastående insatser offentligt. Kasta en fest för volontärer efteråt att säga, "Tack."
