Att hålla ett seminarium om ett visst ämne kan undervisa människor något nytt, ombilda människor om vad de redan vet och introducera framsteg i din bransch. Men att hålla ett seminarium kan vara dyrt. Det finns ett antal beslut du måste göra för att du ska veta hur mycket pengar du vill budgetera för ditt seminarium och ett antal faktorer som påverkar den totala kostnaden.
Föremål du behöver
-
Seminariebudget
-
Uppskattning av deltagare
-
Förteckning över leverantörer
-
Tidigare seminariebudgetplan
Börja med att göra en budgetplan för ditt seminarium genom att bestämma hur mycket pengar du måste spendera på det. Om din organisation har tilldelat ett visst belopp för evenemanget måste du veta vad det är. Om du planerar att debitera seminariet i hopp om att bryta jämnt kommer du att bestämma hur mycket du ska debitera baserat på antalet förväntade deltagare och den totala projicerade kostnaden för evenemanget.
Bestäm den totala kostnaden för evenemanget genom att göra en lista över de objekt som behövs för att hålla seminariet. Inkludera sådana saker som kostnaden för att hyra en anläggning om du inte har ledigt utrymme, kostnaden för att hyra audiovisuell utrustning för presentatörerna, kostnaden för presentatörerna om de betalas, kostnaden för tryckta utdelningar och pennor och Kostnaden för att hyra bord och stolar om du planerar att göra det.
Begär en budgetplan från ett tidigare seminarium som din organisation höll för att få en uppfattning om hur mycket det betalades för var och en av dessa objekt. Du kommer också att få en lista över rekommenderade leverantörer som din organisation har använt tidigare. Om din organisation inte kan rekommendera några leverantörer, kontakta din lokala handelskammare eller andra organisationer som har goda relationer med och fråga om de kan rekommendera leverantörer. Ring de säljare du planerar att använda och begär uppskattningar utifrån antalet deltagare som du planerar att ha på ditt seminarium.
Håll koll på leverantörsuppskattningar genom att skapa en blankett på din dator. Gör en sektion för varje objekt du behöver. Till exempel, skapa en sektion märkt "audiovisuell" och skriv in företaget och det ungefärliga priset. Om du får citat från två företag, inkludera dem båda och deras priser. Gör detta för varje objekt på din lista och summa beloppen. Om du har olika priser från liknande leverantörer börjar du med att lägga till den mängd leverantören du föredrar och byta till den billigare leverantören om din totala hamnar blir för dyr.
Jämför den totala beräknade kostnaden för ditt seminarium till det belopp som ditt företag budgetat för att se om det är acceptabelt. Om kostnaden är för stor, överväga att ladda deltagarna att delta i seminariet. Fördela kostnaden för seminariet, eller kostnaden för seminariet bortom budgeten, av antalet förväntade deltagare för att bestämma hur mycket du ska debitera människor.
