Om du är en talare, konsult eller lärare kan seminarier vara ditt företag. Om du är en annan företagsägare kan seminarier vara en av de bästa metoderna för att marknadsföra ditt företag. Oavsett dina skäl för att organisera ett seminarium, bör samma grundläggande steg följas för att skapa en händelse som löper smidigt och imponerar dina deltagare.
Välj ditt ämne. Om du är konsult eller talare är det troligt att du har blivit ombedd att prata med en grupp om ett visst ämne. Om du är en företagsägare som organiserar ett seminarium för att marknadsföra ditt företag, bör du välja ett ämne som kommer att vädja till din målkund. Till exempel kan en advokat organisera ett gratis seminarium för allmänheten om fastighetsplanering.
Välj din plats. Försök att uppskatta antalet deltagare du får och välj en plats där du får gott om plats för alla att sitta bekvämt. Du måste också ta hänsyn till priset när du väljer en plats. Vissa platser kan ha rumsavgifter på flera hundra eller tusentals dollar, medan andra är mycket mer rimliga. Hotell har ofta bankettrum där företagen ofta håller konventioner, så det kan vara ett bra ställe att börja med din sökning efter en plats.
Skapa och mail inbjudningar. Beroende på storleken och formaliteten i din händelse kan dina inbjudningar sträcka sig från ett enkelt dokument som skapats i Microsoft Word till en snygg design som skapats av en professionell designer. Skicka dina inbjudningar flera veckor i förväg för att ge deltagarna tid att planera att delta. Skicka inte in inbjudningarna så långt i förväg att de kan glömma innan det faktiska seminariedatumet anländer. Du kan också maila dina inbjudningar, men kom ihåg att de kan hamna i flera mottagares skräppostmappar.
Bestäm om du ska erbjuda lunch eller lätta förfriskningar. Om ditt seminarium körs i flera timmar är det bra att ha lätta förfriskningar tillgängliga. Om ditt seminarium börjar tidigt på morgonen eller går över lunchtiden, rekommenderas lunch. Vissa arenor har ett krav att du använder tjänsterna av sin egen cateringfirma när du håller en händelse på anläggningen. Var säker på att du känner till reglerna i ditt kontrakt innan du beställer förfriskningar.
Skapa dina presentationsmaterial. Gör kopior av utdelningar, eller skriv dem ut på en professionell skrivare. Du kommer noga att skapa en PowerPoint-presentation så att du får en visuell referens när du eller din talare presenterar material. Du kan enkelt skapa en handout för dina deltagare genom att välja "handouts" under utskriftsalternativ. Se till att du väljer tre per sida och dina deltagare kommer att kunna skriva anteckningar direkt på deras utdelningar.
Några dagar före evenemanget, avsluta ditt antal deltagare baserat på dina RSVP. Om du väljer kan du ringa andra personer som du har bjudit in för att påminna dem om din händelse och ge dem en sista chans att registrera dig. Lämna ett meddelande till alla som du inte når, om möjligt, och instruera dem att ringa dig så snart som möjligt om de planerar att delta.
Skapa ett inloggningsark och nametaggar. Det är trevligt för seminariedeltagarna att kunna träffa andra människor och omedelbart se deras namn och var de kommer ifrån. Det eliminerar några av de obekväma känslorna människor har när de introducerar sig för nya människor. Ett inloggningsblad kommer att vara användbart om du planerar att erbjuda någon form av fortbildningskurser till dina deltagare, eller om du helt enkelt vill hålla kontakt med dina deltagare efter seminariet. Du kan be om namn, adresser, telefonnummer och e-postadresser. Det är klokt att erbjuda en låda de kan kontrollera om de inte vill få ytterligare kommunikation från dig.
Skapa paket för varje tabellinställning. Du kanske vill inkludera broschyrer och annat reklammaterial om ditt företag. Du vill också ge något för dina deltagare att skriva på och en penna för att de ska skriva med. Om du inte har dessa objekt med din företagslogotyp kan platsen där du håller ditt evenemang ha pennor och kuddar som de skulle ge gärna.
Bekräfta detaljer med din kontaktperson på din plats några dagar före din händelse. Du bör också bekräfta en slutlig huvudräkning med din matleverantör om du har mat. Var noga med att låta din matleverantör veta om du behöver dem att leverera pappersprodukter, såsom tallrikar, servetter eller koppar. Gör några betalningsarrangemang nödvändiga. Vissa arenor och cateringfirma kräver förskottsbetalning, medan andra är glada att samla in pengar på dagen för din händelse.
Ställ in din plats dagen före eller morgonen på din händelse. Du vill vara säker på att din platspersonal har rummet som du ställt in. Du vill också placera dina paket och andra material på varje plats innan dina gäster anländer. Gå runt i rummet och se till att alla har en tydlig bild av dig eller din högtalare på framsidan av rummet.
Planera för dig själv eller en representant från ditt företag att vara närvarande när de första gästerna börjar anlända dagen för din händelse. Du kommer att vilja hälsa på människor och rikta dem till inloggningsarket, platsen för toaletter och förfriskningar.
tips
-
Försök att hålla dig så organiserad som möjligt när du planerar ditt seminarium. Små detaljer kan tendera att överväldiga dig, och ju mer organiserad du leder till evenemanget, desto smidigare kommer det att springa på den stora dagen.
Varning
Du kommer alltid att ha några deltagare som har reserverat en plats på ditt seminarium som inte dyker upp dagen för evenemanget. Nödfall uppstår eller andra problem uppstår som förhindrar att vissa människor faktiskt kommer. Låt det inte stör dig. Chansen är att det kommer att finnas en eller två personer som dyker upp i sista minuten och frågar om de fortfarande kan delta.
