Ett cateringförslag sammanfattar menyn och termerna som du och din klient har diskuterat. Det är ett preliminärt steg att skapa ett cateringavtal som solidariserar och formaliserar denna information. Medan ett cateringavtal är rättsligt bindande är ett cateringförslag ett utredande dokument och kan ändras genom ytterligare förhandlingar. Även om ett cateringavtal inte är en slutgiltig version av en meny och villkor, är det fortfarande ett allvarligt dokument som bör ha den mest aktuella och användbar informationen möjligt.
Prata med kunden
Planera en preliminär konversation med kunden att samla nödvändig information för att skriva ett cateringförslag. Fråga om menyn, budgeten och andra krav som om måltiden kommer att vara pläterad eller serveras som en buffé. Gör en checklista innan du har denna konversation så att du kan vara säker på att täcka dina baser. Syftet med denna diskussion är inte att lösa sig på en slutlig meny eller ett arrangemang utan snarare att lära sig så mycket du kan om den potentiella kundens behov så att du kan ta itu med dem i ditt förslag. Du kan även ha denna konversation via e-post. Det här är också ett bra tillfälle att klargöra vad du inte kan göra, så om kunden vill ha något utanför omfattningen av dina tjänster, som en chokladfountain eller isskulptur, kan du spara både tid och ansträngning att spendera tid på ett förslag som tydligen är en icke-starter.
Skapa ett menyförslag
Utarbeta ett menyförslag baserat på din konversation. Om din klient lät hört och inte särskilt intresserad av detaljerna, presentera bara ett eller två alternativ för möjliga menyer. Om kunden är upphetsad om maten och ställt frågor om kryddor och ingredienser, inkludera fler alternativ och information. Om kunden uttryckte oro över budgeten, inkludera flera prissättningsalternativ som visar vad du kan göra för ett minimipris och vad du kan göra för lite extra pengar. Du kan presentera denna information som möjligt menypaket, eller som en krusidullmåltid med eventuella tillägg.
Om din klient vill ha en taco-bar kan du till exempel erbjuda ett grundläggande alternativ för $ 10 per capita med ris, bönor, strimlad kål, salsa, ost och ett protein. Alternativet på medellivnivå kan köra 15 kronor per capita med ett tillsatt protein och rostade grönsaker. Och deluxe-alternativet kan ha ett tredje protein, guacamole och flera ost och salsa alternativ för $ 19 per capita. Alternativt kan du erbjuda en vegansk lasagne med en grön sallad för $ 15 per capita eller en lasagne med gräsmatad nötkött och en sallad för $ 20 per capita.
Arbetskraftskostnader
Din arbetskraftskostnad ska motsvara högst 33 procent av priset du citerar till kunden. Inkludera produktionskostnader för att förbereda maten utanför anläggningen. Ange uttryckligen i ditt förslag om priset på den föreslagna menyn också inkluderar kostnaden för installation, uppdelning och service. Om dessa kostnader inte ingår, bryt dem ut separat efter timmen eller av uppgiften, vilken metod som ger mest mening. Om du listar kostnader per timme, ge en uppskattning av hur lång tid du förväntar dig att ta. Försök att förutse variabler som kan påverka den totala tiden. Till exempel, om du måste fånga en färja för att komma till arenan, kan färjetiderna inte sammanfalla med måltiden så att du spenderar extra tid att vänta.
Rätter och dukar
Inkludera skötkostnader om du behöver hyra mat och bordsdukar. Du kan välja att tillhandahålla dessa till kostnad eller du kan lägga till en markering. Hur som helst, var transparent och se till att du får extra arbetstid för att hantera disken, baserat på om du måste skrapa eller tvätta dem. Om du anger papperskivor, gafflar och servetter, ange om de ingår i priset eller om det finns en extra kostnad för dem. Om du behöver hyra utrustning som chafers, kylare och kaffe urnar, inkludera dessa priser i förslaget, tillsammans med vad som helst märkning är meningsfullt för ditt företag.
Villkor
Inkludera information i ditt cateringavtal om hur kunden ska betala. Du kan begära en insättning vid undertecknandet av kontraktet, för att låsa datumet och hjälpa dig betala för ingredienser. Denna insättning kan vara en viss summa eller en procentandel av en inledande uppskattning. Ange också när du behöver slutlig information om antal anställda och när du behöver slutbetalning.
