Om du kör ett företag är det oddsen du har att göra med minst en 1099 anställd. Dessa lagmedlemmar kan spara företag pengar samtidigt som de erbjuder flexibilitet, så deras popularitet är ingen överraskning. Tyvärr är det ofta lite svårt att urskilja vem som egentligen borde få en 1099. Linjen mellan en anställd och en oberoende entreprenör har blivit alltmer tunn i spelkonjunkturen, men om du kategoriserar arbetstagare kommer du att bli föremål för IRS-påföljder och potentiella stämningar. Som en hård och snabb regel, vem som helst ditt företag betalar mer än 600 dollar, som inte är en heltidsanställd, borde antagligen få en 1099-blankett, men det finns undantag.
Vem får a1099?
Så, skatteåret slutar, och du är fast och undrar om du måste skicka ut en sorglig 1099-MISC blankett. Jo, de goda nyheterna är att de inte är så komplicerade att skicka ut som du kanske tror - men hur bestämmer du vem som får en? Du kan behöva skicka ut mer än 1099s än du trodde.
Enligt Society for Human Resource Management måste du ange en 1099 för alla entreprenörer som du betalat $ 600 eller mer. Detta inkluderar kontanter från hyror, priser, utmärkelser och eventuella andra inkomstbetalningar. Om du betalat en konsult på $ 599 eller mindre, är de fortfarande ansvariga för att betala sin rättvisa andel av skatterna. du är bara inte ansvarig för att varna IRS.
Vad sägs om bidrag eller stipendier? Det här är lite av ett grått område. Även om vissa universitet gör fil 1099-MISCs för stipendiemottagare och kamrater, gör de vanligtvis bara detta om pengarna inte gavs för utförda tjänster. Med andra ord var det en utmärkelse. Ändå hävdar IRS att vissa skattepliktiga stipendier eller stipendier inte behöver rapporteras till dem alls. Om pengar är från tjänster som utförs, som ett bidrag för att utföra forskning, skulle du lägga in ett formulär W-2.
Royalties är en helt annan sak. Du måste skicka en 1099 till någon du betalat minst $ 10 till i royalties eller mäklare betalningar i stället för utdelning av skattebefriad ränta. Är du osäker om du betalat en royalty? Dessa är betalningar till juridiska ägare av egendom, patent, upphovsrättsskyddade verk, franchise och varumärken. Exempelvis betalar streamingtjänst Spotify royalties till oberoende låtskrivare för varje ström av sin låt. Om etiketten äger sangens upphovsrätt betalar de etiketten, och etiketten skulle få 1099. Royalties kan också betalas för naturresurser. I olje- och gasindustrin betalar företagen royalties till markägare och skickar sedan 1099-tal för resurser som de extraherar från sin egendom.
Dessutom måste du skicka en 1099 för eventuella bruttoavdrag som betalas till en advokat så länge som det är mer än $ 600. Denna inkomst är annorlunda än vad du skulle betala en advokat för sina vanliga tjänster, till exempel, deras timpris för rådgivning eller upprättande av ett kontrakt. Det är vanligare vad du skulle betala vid ett avtal om uppgörelse. I den tragiska händelsen av en arbetstagares död måste du rapportera de löner som de fortfarande är skyldiga till sin egendom med 1099.
IRS säger också att företagen ska använda en 1099-MISC för att rapportera "direktförsäljning av minst 5 000 dollar av konsumentprodukter för vidareförsäljning någon annanstans än en permanent detaljhandel" och för "varje person från vilken arbetsgivaren har bibehållit federal inkomstskatt enligt säkerhetskopieringsbestämmelser."
Vem får inte 1099? Om du ersätter en anställd för sina affärskostnader, bör det ske på en W-2. Du brukar också generellt undvika att använda 1099 när det gäller betalningar till andra företag, faktiska anställda eller skattefria organisationer.
Eftersom den nitty-gritty av vem som får en 1099 är komplicerad och kan sträcka sig till saker som är specifika som rapportering av kontantbetalningar för fisk och vattenlevande liv, bör du konsultera en revisor om du fortfarande är osäker.
1099 vs. W2
1099s och W2s är två olika skatteformer. Mot slutet av skatteåret fyller företagen ut en 1099-MISC för oberoende entreprenörer och en W-2 för anställda. W-2-arbetstagare har vanligtvis löneskatter som automatiskt dras av och betalas till IRS genom sin arbetsgivare, medan 1099 leverantörer är ansvariga för att betala sina egna skatter, inklusive en extra skatt på egenföretagande, kvartalsvis.
Den form som en person får under ombordstigningen avgör om du skickar 1099 eller W-2 för att rapportera sin inkomst vid årets slut. Om du anställer en oberoende entreprenör som kommer att få 1099-MISC, måste de fylla i en W-9-formulär när de anställs. Detta ber dem om deras skattebetalarens identifikationsnummer eller arbetsgivarens identifikationsnummer. Kom ihåg att oberoende entreprenörer anses vara affärsenheter, inte enskilda. En W-4 formulär ska ges till nya anställda. Detta hjälper en arbetsgivare att veta hur mycket pengar som ska hållas för federala skatter. W-4 Forms ber om ett socialförsäkringsnummer eftersom personen anses vara en individ, inte ett företag.
Vad bestämmer en 1099-leverantör?
Linjen mellan en 1099-leverantör och en anställd är ibland mycket tunn och stora företag har fallit i varmt vatten för att inte kunna skilja skillnaden. Ett av de mest framträdande fallen var Microsoft, som anställde frilansare att runda ut sitt kärnteam under slutet av 80-talet och början av 90-talet. Som entreprenörer fick dessa nya anställningar inte anställningsförmåner, inklusive en 401 (k) plan, rabatterade köpoptioner och sjukförsäkring och Microsoft betalade inte sociala avgifter eller löneavgifter för dem. Det enda problemet var att Microsoft inte behandlade de anställda som 1099 anställda.
Microsofts entreprenörer arbetade på plats tillsammans med företagets vanliga anställda, som utför samma funktioner och arbetar samma timmar. Så småningom granskade IRS företagets löneskatter, bestämde att entreprenörerna var anställda och tvingade Microsoft att betala tillbaka skatt och övertid. Microsoft förlorade också en rättegång från oklassificerade arbetstagare som bad om full personalförmåner under hela kontraktets längd. I grund och botten vill du inte sluta som Microsoft. Så, hur säger du skillnaden? Det har allt att göra med vem som har kontroll över arbetet. En 1099 arbetare förmodligen:
- Gör egna timmar: Anställda är tillgängliga för ett visst antal reguljära timmar, medan oberoende entreprenörer vanligtvis har flexibla scheman och kan endast hållas ansvariga för förhandlade möten och överenskomna tidsfrister.
- Fungerar inte på ditt kontor: Det kan finnas möten på platsen eller arbete som måste utföras på kontoret, men en oberoende entreprenör fungerar normalt inte hela dagen under längre perioder.
- Har egen utrustning: Eftersom oberoende entreprenörer äger eget företag har de egen utrustning. Om du köper en entreprenör en arbetsdator eller en mobiltelefon, det är en flagg att de faktiskt är en anställd, åtminstone i IRS ögon.
- Fungerar inte väsentliga funktioner på obestämd tid: 1099 arbetstagare kan göra jobb som är väsentliga för framgången för ditt företag, men de utför inte vanligtvis viktiga funktioner permanent. Till exempel kan du anlita en entreprenör för att designa ditt reklamföretags hemsida, men du skulle inte anställa en entreprenör för att leda ditt säljteam.
- Arbete för andra kunder: Detta är den enklaste berättelsen. Om du förväntar dig en 1099-leverantör att spendera 35 timmar eller mer med ditt företag, är det säkert att de inte har tid med andra kunder. I det här fallet är de förmodligen oklassificerade och borde vara anställda.
Fortfarande förvirrad? Enligt New York Times tenderar de flesta arbetsgivare att kategorisera arbetstagare när de anställer någon för en tillfällig roll eller en deltidsposition. Antalet timmar en person arbetar dikterar inte huruvida en person är en entreprenör - det är vem som mandatar hur och när de gör det. Om du dikterar var, när och hur en hyra ska fungera är de troligen anställda. Till exempel har du ett projekt i slutet av månaden. Du ber din medarbetare att komma till kontoret från 9:00 till 17:00 tills projektet är klart. Du skulle vilja be 1099 entreprenören att sätta sitt eget schema så länge projektet är klart före slutet av månaden.
Om du fortfarande är förvirrad, är det bäst att prata med en HR-konsult eller en skatteadvokat.
Kan en 1099 blankett vara handskriven?
Att skriva ut en 1099-form känns ibland som ett problem, speciellt om ditt företag inte har Adobe Reader Pro, vilket gör att PDF-filer enkelt och snabbt kan redigeras. Så vad gör du när du laddar ner 1099 från IRS-webbplatsen? Den goda nyheten är att du kan skriva in formuläret så länge du skickar ut färre än 250. Naturligtvis uppmanar IRS arbetsgivarna att lägga in sina blanketter elektroniskt eftersom det använder färre resurser än att använda snigelpost. Om du går ner denna rutt, är det oundvikligt att skriva ut din blankett.
Om du väljer att skriva dina 1099 blanketter, se din handstil. IRS rekommenderar blockering (låt oss inte förvirra en "L" för en "I") och uppmuntrar alla att använda svart bläck. IRS använder maskiner för att läsa 1099 blanketter, så om din handstil är för slarvig kommer det att orsaka fel.
Varför skulle du anställa 1099 arbetare
Du kanske ifrågasätter varför ditt företag skulle välja att hyra en 1099 arbetare istället för en anställd i första hand. Ingen är bättre än den andra, men 1099 arbetstagare kan ge vissa fördelar för att expandera företag eller säsongsbetonade verksamheter.
När det kommer ner gör 1099 arbetare att spara företag mycket pengar, vilket är anledningen till att IRS har sprungit ner på företag som inte klassificerar sina anställda som entreprenörer. Ett företag behöver inte erbjuda entreprenörer dyra hälsofördelar och betalar inte arbetslöshetsskatter, löneavgifter, arbetskompensation och invaliditet som de måste för W-2-anställda. De behöver inte heller betala entreprenörer för semestertid och är inte ansvariga för kostnaden för sjukdagar och pensioner. Det beräknas att entreprenörer kan spara ett företag på cirka 30 procent jämfört med en vanlig anställd.
Utöver detta erbjuder entreprenörer bättre värde eftersom de inte är föremål för minimilön eller extra övertid. Du vet exakt vad du betalar förhand, oavsett hur länge ett projekt tar. Naturligtvis är det inte mycket etiskt att betala dina entreprenörer mindre än statens minimum, särskilt för att de är på kroken för ytterligare skatter.
1099 anställda är inte lika lika med besparingar. De erbjuder företag flexibilitet och snabb produktivitet. Professionella oberoende entreprenörer behöver vanligtvis inte samma slags praktisk utbildning som anställda. De är redan mästarna i sin egen verksamhet. Företagen väljer ofta att anlita entreprenörer genom att anställa företag som gör rekrytering enklare än att jaga en anställd själv. Att fylla en roll är nästan omedelbar.
Företagen väljer också att anlita entreprenörer när de testar vattnet. Kanske är du osäker på om du vill expandera eller ej. Kanske är du alltför försiktig när du anställer heltidsanställda eftersom du har bränts tidigare. Entreprenörer är låga engagemang, och du är inte skyldig att förnya kontraktet när det löper ut. Detta är bra för företag som ser hög, säsongsbunden efterfrågan eller befinner sig växer snabbt i en flyktig industri.
