För att driva ett effektivt företag är det viktigt att hålla reda på pappersarbetet. Kontrakt. Förslag. Fakturor. Sedlar. Licenser. Även i det 21: a århundradet, när de flesta pappersarbete är digitala, är filhantering fortfarande nödvändig för att din administrativa verksamhet ska fungera smidigt. Många av principerna för affärsdokumenthanteringen är desamma, oavsett om ditt digitala arkiveringssystem finns på din bärbara dator eller i molnet.
Filhanteringsprinciper
Den grundläggande lagen om god filhantering är att systemet ska göra det enklare för dig att hitta dokument. Om det inte gör det är det inte någon användning.
Ett bra dokument arkiveringssystem, oavsett om det är baserat i ett stålskåp eller molnet, borde göra arkivering mindre tråkig och svår. du borde inte behöva spendera flera minuter bara för att få reda på vilken fil den här månadens försäljningsrapport går in. Det ska också vara lätt att hämta den information du vill ha. God inlämning är inte beroende av personer: Om din administrativa assistent eller IT-person slutar, ska deras utbyte kunna räkna ut systemet. Filkategorier ska vara tydliga och lätta att identifiera. Systemet ska göra det enkelt att identifiera och rensa inaktiva poster.
Flexibilitet är också viktigt, särskilt med programvara. Ett dokument arkiveringssystem som låser ditt företag till en enda leverantör eller en specifik datorplattform kan visa sig ett problem på vägen.
Systemet måste också kunna hantera tillväxten. Filer oundvikligen ackumuleras när ditt företag växer, lägger till nya kunder och expanderar personal. Ett bra system kan hantera mer data och dokumentlagring än vad du förväntar dig att behöva.
Fördelar med filhantering
Bra affärsdokumenthantering kan ge konkreta fördelar för ditt företag. Snabbare arkivering och hämtning sparar tid och gör personalen mer effektiv och produktiv. Om ett system minskar felfiler kan det spara mycket tid och problem. Detta är särskilt sant om du ska gå till domstol eller genomgå en granskning: Att inte ha nyckelhandlingar är praktiska kan leda till ett olyckligt resultat.
Ett effektivt, väl genomtänkt system minskar antalet gånger du måste köpa arkiveringsutrustning och hur mycket utrymme du behöver för att lagra det. Det gör det också lättare att träna ny personal till filen.
Digital och hård kopia
Att använda ett digitalt filhanteringssystem har stora fördelar. Digital arkivering gör det möjligt att söka efter dokument med nyckelord, som kan leverera det pappersarbete du behöver på en snabbare tid. Ett bra system har andra fördelar:
- Det kan lagra en mängd olika dokumenttyper, till exempel ordbehandlingsfiler, e-postmeddelanden och PDF-filer.
- Det begränsar tillgången till konfidentiella dokument.
- Det övervakar vem som läser vilket dokument.
- Om någon gör ändringar kan du spåra dem. Om det behövs kan du ångra dem.
- Kontrollerar när äldre dokument kan raderas.
- Det är enkelt att komma åt och redigera dokument med mobiltelefoner och andra mobila enheter.
Vissa dokument måste emellertid vara i papperskopia, även om du skannar och digitaliserar dem. Förordningar kräver ofta att du behåller kopior av affärstillstånd och tillstånd på papper, inte bara i cyberspace. Andra dokument som kan vara värda att hålla i papper innehåller årliga rapporter, "business as", certifikat, försäkringsdokument och skuldbrev. Beroende på din arbetsordning kan det finnas specifika bestämmelser om dokumentlagring du måste hantera.
Fysiska dokument riskerar att förstöra från brand, jordbävning, orkan eller helt enkelt ett rör som bryter och översvämmer kontoret. Ditt företag bör vidta åtgärder för att förhindra att:
- Fildokument i rena, säkra, miljövänliga och brandbeständiga behållare.
- Gör säkerhetskopior, antingen digitala, mikrofiche eller fotokopior.
- Hitta en plats för att lagra kopior på plats, så att om det finns en brand eller annan katastrof, kommer de inte att uppfylla samma öde som originalet.
- Din backup lagringsplats bör vara en du kan komma åt efter en katastrof. En fördel med molnlagring är att du kan få tillgång till information var som helst där Internet fortfarande fungerar.
Indexering av dina poster
För att få ut det mesta av ett arkivsystem måste det indexeras effektivt. Standardkategorier kan innefatta skatter, kontrakt, kundkorrespondens, rättegångar, leverantörsskulder och kundfordringar, till exempel. Dina pappers- och digitala filer ska följa samma indexeringsschema. Det gör det lättare att utbilda anställda att veta var de ska hitta pappersarbete.
Regler för bortskaffande av papper
När du planerar ditt filhanteringssystem måste du lösa ett bra dokumenthanteringsschema eller riktlinjerna för hur länge du ska behålla filer. Även med ett digitalt arkiveringssystem är detta viktigt: om ditt företag fortsätter och växer, så småningom kan en sökning efter "råvarukontrakt" eller liknande utgöra dussintals föråldrade dokument.
Ditt dokumenthanteringsschema måste överväga både lagliga och affärsmässiga krav. Om du har dokument som är relaterade till ditt skattedeklaration, t.ex. kreditkortsräkningar som visar företagsinköp, säger IRS att du borde hålla dem minst tre år efter att du skickat tillbaka. Så länge IRS kan vanligtvis se tillbaka och granska dig. Håll anställningsskatteuppgifter i fyra år och häng kvar på avkastning som hävdar en skadlig kostnad i sju år.
Olika regler gäller för olika poster. Du kan ha filer relaterade till miljööverensstämmelse, Securities and Exchange Commission-ansökningar, federala och statliga arbetssäkerhetsregler och diskrimineringsförfaranden. Varje regulator har sina egna krav. Du behöver också en policy för vanliga företagsrekord. Du vill till exempel inte radera ett kontrakt innan du har slutfört jobbet du loggade in för. Rekord som rör pågående rättstvister bör inte förstöras, även om det skulle vara för företagets fördel.
Det är ditt ansvar, eller det som gäller för den som driver ditt program, att veta vilka register som ska hållas och hur länge. Den som hanterar poster bör känna till företagspolicy och träna alla sina underordnade. Regelbundna medarbetare behöver också veta något av detta. Om en anställd skickar eller mottar ett e-postmeddelande som måste arkiveras, behöver de tillräckligt med utbildning för att erkänna nödvändigheten.
För fysiska dokument ger shredding den ultimata nivån för säker bortskaffande. För digitala filer behöver du procedurer som tar bort dem utöver återhämtning. Håll en rapportspårning som du har avyttrat och när du förstörde dem.
Säkerhet och integritet
Massiva hackar och dataöverträdelser är ett rutinfakta av 21-talets liv. Det betyder inte att de är triviala: en överträdelse kan skada ditt rykte, kosta dig pengar eller utlösa en våg av rättegångar eller böter. Även information som läcker in i företaget kan orsaka problem. Flera federala lagar kräver att du behåller medarbetarinformationen konfidentiell, till exempel. Om andra anställda kan få tillgång till konfidentiella uppgifter kan du vara med i en värld av rättslig smärta.
Som ett led i att konfigurera ditt filhanteringssystem måste du implementera en säkerhets- och sekretesspolicy. Medarbetarnas förmåga att se dokument ska vara i behov av att veta. Åtkomst bör baseras på ett auktoriseringssystem, i stället för att bara lita på anställda att inte titta på sekretessbelagda dokument.
Det är vanligt att dela dokument online när flera anställda arbetar på samma projekt. Det öppnar ett annat fönster av sårbarhet för att konfidentiell information kommer ut. Filkryptering eller användning av ett fildelningssystem som Dropbox kan hjälpa till att förhindra läckage.
Det här är en annan anledning att förstöra eller radera gamla, onödiga filer. Även om de inte är användbara för ditt företag, kan de ha konfidentiell information om tidigare anställda eller kunder som inte skulle uppskatta det att komma ut.
Oavsett vilka regler du får, är det viktigt att träna alla anställda, inte bara hur man arkiverar och hämtar data utan även sekretessregler och registerhanteringsschema.
