En inköpsorder är ett engångskontrakt mellan en köpare och en säljare. Det är skrivet av köparen och är ett lagligt tillstånd för säljaren att skicka produkten och fakturera köparen. Det skiljer sig från ett kontrakt genom att en inköpsorder vanligen är endast för produkter, medan ett kontrakt i allmänhet även omfattar arbete. Dessa dokument används av företag av alla slag, särskilt bygg- och teknikföretag.
Börja med ditt företags brevhuvud. Om du inte har en, lägg bara till ditt företags namn och logotyp till ett tomt dokument. Inkludera grundläggande information som företagets adress och telefon- och faxnummer. Skriv även namn och kontaktuppgifter till säljaren på formuläret.
Ange vilket objekt du köper. Ange så mycket detaljer som möjligt, inklusive storlek, färg, modellnummer och kvantitet, om tillämpligt. Detta hjälper till att förhindra kommunikationsfel och säkerställer att du får rätt produkt.
Ange det överenskomna enhetspriset samt det totala priset på hela ordern. Ange uttryckligen om moms eller andra tillämpliga avgifter ingår.
Inkludera betalningsvillkor. I inköpsordern anges huruvida betalning sker till ett kreditkonto, via kontanter eller genom en annan metod. Det ska anges hur länge köparen måste betala för de mottagna varorna och vad ränta gäller för sena betalningar.
Ange datum för inköpsorder och datum då material förväntas ske. Inkludera fraktmetoder, om tillämpligt.
Har en auktoriserad person från ditt företag tecknar inköpsordern innan du skickar den. Ordern gäller inte förrän undertecknad av både köparen och säljaren.
