Team briefings är effektiva möten som används för att sprida information till olika avdelningar och grupper inom en organisation. Genomförandet av en informationsmöte kräver att du är så organiserad som möjligt och har en fastställd agenda, eftersom den mest relevanta informationen måste utfärdas utan att slösa tid. Annan information som inte passar kan sparas för ett annat möte. Briefing sessioner tillåter också medlemmar att erbjuda idéer och uppdateringar, om de är ordentligt strukturerade.
Utarbeta en agenda med den specifika tid som varje ämne ska diskuteras. En dagordning hjälper till att hålla alla på uppdrag och låter dem veta i förväg vad de kan förvänta sig i sammanställningen. Ange bara viktig och relevant information på din agenda. Lämna tid i slutet av dagordningen för gruppdiskussion.
Kontakta deltagare i förväg via e-post, fax eller telefon så att de kan förbereda sitt material som diskuteras i mötet. Du får tillåta olika medlemmar att bidra till olika delar av briefingarna. Ge dem gott om tid för förberedelse och ge dem en tidsram så informationen som de tillhandahåller är koncis och passar den tilldelade delen av din dagordning.
Börja ditt möte med goda nyheter, som de framsteg som organisationen eller avdelningen gör. Diskutera eventuella framtida policyer och förfaranden som ska genomföras. Välj individer som kommer att vara integrerade i framtida planer som du presenterar, och lista också uppnåbara mål som måste uppfyllas före nästa briefing.
Tilldela ytterligare minuter för eventuella öppna frågor eller problem som kan diskuteras. Du kanske inte har förutsett de ämnena när du ursprungligen utformade din dagordning. Ytterligare tid tillåter också medlemmar att informera dig om eventuella brister eller problem som kan hindra dem från att uppnå en viss uppgift vid nästa informationssession.
