Det kan ibland vara svårt att ålägga ordning och disciplin på ett bostadsrättsförening möte. Speciellt om vissa stora kostnader eller förändringar av regler diskuteras kan du möta många olika åsikter och ingen riktig konsensus om vägen framåt. Det är viktigt att hålla sig till korrekt mötesförfarande så att alla kan höras och beslut kan fattas effektivt. Du bör också läsa statens regler om bostadsrättsföreningar och se till att du följer de rättsliga förfarandena vid genomförandet av möten.
Uppmana dagordningspunkter för diskussion från alla styrelseledamöter, för att säkerställa att alla utestående frågor behandlas.
Skriv och cirkulera en agenda i god tid före mötet tillsammans med protokollet från föregående möte. Det kan vara mest effektivt om du har e-postadress för varje ägare för att säkerställa effektiv distribution. Dagordningen ska tydliggöra mötesplatsens tid och plats och exakt vad som kommer att diskuteras. Det bör innehålla uttryckligen angivna förslag på materiell verksamhet.
Se till att du har en sekreterare för att ta rätt minuter på mötet. På detta sätt kommer de åtgärder som godkänts vid mötet att registreras korrekt och kan utföras.
Tillåt en kort period i början av mötet för att umgås, och ha kaffe eller andra förfriskningar till hands. Detta gör det möjligt för ägarna att mingla och skapa en mer kooperativ och vänlig atmosfär.
Ta mötet att beställa med en deklaration om att den formella verksamheten nu börjar. Se till att du har allas uppmärksamhet innan du går vidare till verksamheten.
Godkänna protokollen från föregående möte, antingen som eller med några ändringar som accepteras av medlemmarna.
Uppge eventuella tjänstemäns rapporter som är nödvändiga för att informera ägare om alla åtgärder som tagits på deras vägnar sedan det senaste mötet.
Flytta till första objektet. Ange rörelsen och be om diskussion. Medlemmarna bör erkännas av ordföranden innan de talar. Detta system säkerställer att diskussionen inte degenereras till en oförutsedd fri-för-allt, vilket kan hända om känslor löper högt om en viss bostadsproblem.
Flytta rörelsen, antingen som först angivet eller som ändrat genom diskussion, och ta sedan en omröstning.
Se till att sekreteraren i mötet noterar den exakta ordalydelsen för rörelsen och resultatet av omröstningen innan de fortsätter. Denna rörelse kommer sedan att styra de efterföljande åtgärderna av föreningen om det aktuella problemet.
Arbeta genom varje objekt på detta sätt.
