Varje projekt innebär en hel del detaljer när det kommer ur marken. Du behöver inte dela informationen med någon eller oroa sig för att artikulera dem om du själv finansierar ditt projekt eller utvecklar det ensam. Men om ditt projekt kräver avtal eller hjälp från andra, måste du övertyga dem om att komma ombord med dig. En verkställande rapport är ett brett, omfattande dokument som förklarar alla muttrar och bultar detaljer om vilket projekt du försöker uppnå. Det berättar för din målgrupp varför de borde delta.
Det grundläggande
Ideellt, när läsaren har smält din rapport, kommer han inte att ha några frågor eftersom du har tagit upp allt han kanske vill veta. En effektiv verkställande rapport lämnar ingenting, men du måste strukturera denna information för att underlätta läsbarheten. Börja din rapport genom att bekräfta alla som bidragit till det, till exempel om andra hjälpte dig att göra forskning. Skriv en introduktion, helst inte mer än en sida eller två, identifiera ditt projekt, ange ditt mål, erkänna potentiella problem och förklara hur du tänker hantera dem om de uppstår. Du behöver inte gå in i mycket detalj - andra delar av din rapport kommer att göra det. Använd din introduktion för att göra din läsare intresserad nog att fortsätta läsa hela rapporten. Låt din egen entusiasm visa.
Detaljerna
Följande delar av din rapport beror något på arten av ditt projekt. Om du vill lösa ett specifikt problem, ägna en sektion efter din introduktion för att identifiera den. Sedan, i en separat sektion, förklara hur du tänker lösa problemet och vad ansträngningen kommer att innebära. Om du forskat för att stödja varför din lösning kommer att fungera, inkludera detta i ett avsnitt som är dedikerat till dina resultat och förklara hur dina uppgifter samlades in. Om du frågar om finansiering, ta med en bokslut i ett annat avsnitt som visar ditt personliga eller företagets tillgångar och skulder. Förklara hur mycket pengar du behöver, när du behöver det och vad det ska spenderas på. Fyll i med ett avsnitt som avslutar ditt argument. Berätta för läsaren varför han ska bli involverad och hjälpa dig.
Sammanfattning eller sammandrag
Executive rapporter innehåller vanligen en abstrakt eller en sammanfattning, ett separat dokument som prefaces resten av din rapport. Abstracts adresserar vanligtvis akademiska problem, med en enda mening eller punktpunkt till var och en av dina rapporter, och de går sällan längre än en enda sida. En sammanfattning är inriktad mot näringslivet. Det kan springa mer än en sida, men inte för mycket mer eller dess längd kommer att besegra sitt syfte - du vill att din publik ska få en exakt känsla för ditt projekt utan att behöva läsa hela rapporten. Både abstracts och sammanfattningar liknar din introduktion eftersom de lyfter fram samma information som du inkluderade i den delen av rapporten, men de är mer djupgående. Undvik att klippa och klistra in segment från din rapport för att skapa en sammanfattning. Du vill inte bara upprepa dig utan förklara ditt projekt - utan all detaljer i din rapport - på ett engagerande sätt för att fånga din publik.
Efterbehandlingen
Du kan ha den bästa idén i världen, men det kan slå en tegelvägg om du inte förklarar det bra. Om du är expert på ditt område, undvik att prata över läsarens huvud med hjälp av jargong eller tekniska termer som han inte förstår. Men gå inte för långt i andra riktningen, antingen, skriv som om du diskuterar ditt projekt över kaffe eller cocktails - du vill vara rimligt formell. Proofläs det när du är klar och prova det igen. Du kanske vill ha någon annan att läsa den över och se till att din position är förståelig. Friska ögon är ofta bättre att fånga skrivfel.
