Att hålla rätt pappersarbete för att hjälpa din verksamhet att fungera smidigt kan hjälpa dig att undvika en inkomstrevision i slutet av året. Om du möter en inkomstrevision kan det korrekt arkiverade pappersarbetet göra processen enklare. Att behålla alla dina kvitton för inköp, utgifter, donationer och bankkontoutdrag tillsammans med eventuella inskränkningar av skatter kan hjälpa dig med revisionsprocessen.
Brutto kvitton
Brutto kvitton härrör från försäljningen av dina varor eller tjänster. Dessa inkluderar dina kassa-kassetter, bankdepositioner, kvittoböcker, fakturor, kreditkorts kvitto och alla 1099-MISC du har betalat ut till frilansarbetare. Att behålla dessa dokument är nödvändiga för att hjälpa dig att registrera dina skatter senare för att visa inkomst för ditt företag. Godtagbara alternativ för Internal Revenue Service (IRS) under en granskning om du inte har ett kvitto, till exempel en avbokad check, är ett finansiellt institutsredovisning med checknummer, checkbelopp, betalningsmottagarens namn och datum då beloppet postades av finansinstitutet. Om betalningen gjordes genom en elektronisk överföring av pengar (EBT), måste utlåtandet visa betalningsmottagarens namn, belopp och det datum som beloppet överfördes av din finansinstitut. För kreditkort ska det redovisas det belopp som debiteras, betalningsmottagarens namn och datum transaktionen behandlades.
Inköp och kostnader
Eventuella affärsköp ska åtföljas av kvitto i form av kreditkortslister, betalade fakturor, avbokade checkar och kassaskiften. En kostnad är ett köp som ditt företag gör som inte säljs som en bra tjänst eller tjänst, såsom kontorsmöbler eller datorer. Håll alla dessa kvitton på en plats där du direkt kan komma åt dem.
Bankräkning
Bankkontoutdrag för räkenskapsåret ska lämnas in med dina brutto kvitton, inköp och kostnader. Uttalandena backar upp vad verksamheten betalade ut och tog in för skatteåret. Ett skatteår är 12 på varandra följande månader som slutar på den sista dagen i någon månad än december.
Löneskatteavkastning
Det belopp du har betalat ut till dina anställda som checkar eller direkta insättningar kommer också att krävas. Löneskattedeklarationen bör innehålla eventuella federala och lokala skatter samt en redovisning av eventuella avgångar i pensionskonto. Arbetstagarers löneskatt bör hållas minst fyra år, vilket är den längd som krävs av IRS.
Journalföring
Rekordhantering som föreslagits av IRS inkluderar att hålla en affärskontrollbok, en daglig och månadssammanfattning av dina kvitton, en logg eller tidskrift om eventuella checkutbetalningar, eventuella ersättningar till anställda och ett avskrivningsblad. En annan IRS-tips är att hålla din verksamhet checkbook separat från din personliga checklista. Detta görs för att hålla personalkostnaderna separata från företagskostnader. Håll alla poster för ditt företag åtminstone det minsta belopp som krävs av IRS och alla dina tidigare inlämnade avkastningar.
anställda
Att registrera alla dina anställda, både tidigare och nuvarande, med deras personnummer, kontaktuppgifter och deras formulär I-9 och W-4 är ett krav från IRS. I-9-formuläret verifierar att arbetstagaren är lagligt kunna arbeta i USA. W-4-formuläret är fyllt i för Medarbetarens uteslutningsbevis, vilket gör att du kan uppskatta hur mycket du kan avstå från medarbetarens löner från diagrammet på formuläret.
