Ditt faktureringssystem kan vara lika rudimentärt som en penna och storbokstav eller så sofistikerad som en dator och ett program som är utformat för att hantera allt från att beräkna avgifter för att skicka ut uttalanden. Sofistikering åt sidan, grundläggande faktureringskoncept har inte förändrats sedan bibliska tider. Det finns fortfarande en tjänsteleverantör, en serviceanvändare och avgiften som binder förhållandet.
Fakturering börjar med människor
Din personal bygger en profil för varje kund som det första steget i utformningen av ett faktureringssystem individ för ditt företag. Datapersonal samlar namn, faktureringsadresser och villkor för vilka dina avgifter samlas in. Om en tredje part som ett försäkringsbolag är inblandad, är denna information också säkerställd. Kunder kan ber dig att fakturera dem direkt eller placera avgifter på ett kreditkort.
Datainmatning och verifiering
Information som ges av kunderna matas in i ett program eller spelas in manuellt i en stor bok. Verifiering av kreditpoäng och försäkringsbolag täckning kan utföras via telefon eller hemsida tillgång. Dina anställda kan behöva få tillgång till känslig information som kreditpoäng för att skapa en komplett profil för ditt faktureringssystem, eftersom vissa kunder kanske vill betala sin skuld i perioder.
Kodningskonton
Om din företagsräkning är en tjänst (ett samråd) eller en mängd tjänster (konsultation, labbavgifter, material och liknande), är det viktigt att du skapar ett kodningssystem för att kategorisera varje tjänst och produkt för att spåra pengar. Till exempel kan en tandläkare faktureras för rengöring, men avgiften debiteras om tandläkaren gör proceduren istället för hygienisten är inte densamma, så två koder används för fakturering. En kod kan innebära en guldkrona medan en annan representerar den billigare porslinhatten. Koderna är dubbla, så att du kan spåra kostnader och kategorier så att du alltid vet hur tid och resurser du spenderar.
Räkningar utfärdas
Du har ett par sätt att konfigurera ditt faktureringssystem dating. Vissa företagare fakturerar varje kund samma dag varje månad. Om du inte använder en dator för att hantera det här jobbet, är det lämpligt att följa med dig. Alternativt kan ditt elektroniska faktureringssystem tillåta dig att sortera kunder efter "servicedatum". En 10 juli-tjänst genererar till exempel automatiskt ett uttalande den 10 augusti med standard 30-dagars faktureringscykler. Ditt kassaflöde kan betjänas bättre genom att skicka ut uttalanden inom några dagar efter en tjänst som utförts. Du kan använda både snailpost och elektronisk fakturering för att fakturera kunder.
Fakturor spåras
Flagga konton när förfallodatum har kommit och gått är en viktig del av varje företags faktureringssystem. Betalningspåminnelser som samordnas med bifogade "förfallna" avgifter är en annan fördel för att upprätthålla ett datorbaserat faktureringssystem. Alternativt kan medlemmar i din bokföringspersonal använda ett "hot file" -system med en rullande lista över förfallodagar som kräver att telefonsamtal påminner kunderna om att betala fakturor när en förfallodag har passerat.
Samlingstjänster, revisioner och mellanhänder
Du kanske föredrar att hantera dina egna samlingstjänster i stället för att använda en extern byrå för att övervaka icke-betalningsfrågor. Periodisk självrevisionspraxis fångar många typer av oegentligheter i faktureringssystemet. Du kan också ansluta till ett clearinghouse som är inrättat för att ta hand om alla aspekter av ditt faktureringssystem, från kundkreditkontroll till utgivning av räkningar. Dessa tjänster är inte billiga, men om du föredrar att odla fakturering kan avvägningen vara värt kostnaden.
