Gap-analys identifierar skillnaderna mellan önskade prestandanivåer och befintliga prestandanivåer. En organisation utvecklar program och aktiviteter för att stänga dessa luckor. I samband med gapanalys är risken risken för att något kommer att påverka framgången för program och aktiviteter. Organisationer måste identifiera och utvärdera effekterna av dessa riskfaktorer.
Typer av risker
Risker kan kategoriseras som miljömässiga, finansiella eller operativa. Miljörisker omfattar bland annat tävling, reglering och ekologiska faktorer. Finansiell risk inkluderar räntor, valutakurser och kredittillgång. Operativa faktorer är interna för organisationen, såsom produktlinje, budget, produktionsanläggningar, processer och personal. En SWOT-analys (styrkor, svagheter, möjligheter och hot) hjälper till att identifiera dessa risker.
Analysera Risk
Risker är de faktorer som påverkar en organisations eller projektgrupps förmåga att uppnå önskade prestationsnivåer. Riskkriterier definierar acceptabla risknivåer. Till exempel kan miljötrisk tolerans vara låg, medan ledningen kan tolerera finansiell risk för att maximera avkastningen på investeringen. Varje aktivitet eller projekt, som är utformat för att stänga prestationsgapet, utvärderas utifrån dessa riskkriterier. Pågående övervakning är nödvändig för att validera riskkriterierna.
Hantera Risk
Riskhantering utgör en ram för beslutsfattande. Det minskar osäkerheten att uppnå de strategiska målen, samtidigt som sannolikheten för framgång ökar. Ledningen kan vidta åtgärder för att eliminera, acceptera eller mildra risken. En gapaktivitet kan ha en låg sannolikhet för framgång på grund av bristande kompetens inom en organisation. Organisationen kan minska risken genom att utveckla kompetensen. Alternativt kan organisationen undvika risk genom att avbryta verksamheten eller projektet. Ett tredje alternativ är att acceptera risken och fortsätta med aktiviteten med hjälp av befintliga färdigheter.
Avsluta luckorna
Riskhantering hjälper en organisation att utveckla en omfattande och hanterbar åtgärdsplan för att stänga prestationshål. Kvantifiering av risken gör det möjligt för ledningen att rikta investeringar mot resurser som behövs för att öka sannolikheten för framgång och därmed stänga luckorna i prestandanivåerna. På projektnivå kan teamet exempelvis identifiera en brist i budgeten som behövs för att uppfylla projektleveranserna. Teamet kan antingen anpassa leveranserna för att möta den befintliga budgeten eller begära extra pengar för att uppfylla målleveranserna.
överväganden
Risk är en integrerad del av varje beslutsprocess. Gap-analys är ett verktyg för att identifiera åtgärder som krävs för att uppnå önskade resultat. När en organisation står inför flera handlingsplaner och projektförslag kräver ledningen en metod för att utvärdera dessa alternativ. Till exempel kan ett företag kräva program för att uppnå en viss avkastning på investeringar eller för att uppfylla vissa ekologiska standarder. En förutbestämd och konsekvent uppsättning av riskfaktorer är viktigt för att säkerställa att programmen utvärderas på ett rättvist sätt. Dessa riskfaktorer måste kommuniceras tydligt i hela organisationen. Annars kan anställda och projektgrupper känna att de behandlas orättvist.
