I dagens värld kan du kommunicera professionellt med flera metoder. Det är viktigt att känna till reglerna för korrekt företagskorrespondens för brev, e-post och hälsningskort. Små misstag kan göra skillnaden mellan att imponera på den person som får din korrespondens och förolämpa honom. Det är också användbart att veta när ett mail kommer att räcka mot ett skrivet brev eller en handskriven anteckning.
Traditionella bokstäver
Skriv ut traditionella bokstäver på brevpapper med ett tyngre eller texturerat lager. Brevposten ska innehålla avsändarens namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Om brevpapper inte är tillgängligt eller brevet är personligt ska den riktiga titeln för den person eller personer som skickar brevet visas längst upp till vänster. Om du och din make egentligen skickar ett klagomål till ett företag, ska du inkludera följande:
Herr och Mrs. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Ange sedan mottagaren av din korrespondens och adressen till vänster marginal. Namnet och adressen ska vara formell, inklusive titlar och beteckningar.
Datumet kommer därefter i stavat format, till exempel: 23 juni 2010. Under datumet, inkludera en rad som refererar till ämnet i brevet, med formuläret "RE: (referens)".
Hälsningen är nästa och bör återspegla ditt förhållande till festen. Om du är på förnamn, hälsar du henne med "Kära" och inkludera hennes förnamn. Om brevet går till en avdelning eller en okänd mottagare, använd "Kära herrar" eller "Kära herr eller fru:" eller till "till vem det kan vara."
Alla affärsbrev bör stängas formellt. Det bästa valet för en professionell avslutning är helt enkelt "Med vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar". Undvik frilly ändringar.
Handskrivna anteckningar
En handskriven anteckning är lämplig i många affärssituationer, till exempel tack, grattis till prestationer som graderingar, familjefödelser, kampanjer och kondoleanser.
Kuvertet ska innehålla mottagarens formella namn och adress. Din returadress ska visas på baksidan av kuvertet, även om det kan gå i övre vänstra hörnet av framsidan.
Kortet ska innehålla en välbekant hälsning baserat på ditt förhållande. Om du använder förnamn, använd förnamnet. Om inte, välj en respektfull hälsning som passar känslan.
Håll skrivarens kropp kort och skriv eller skriv ut snyggt i blått eller svart bläck. Om du inte har anständigt handstil, hitta någon som gör det.
Kom till saken. Om du säger tack, välj en fras eller två som påminner mottagaren vad du tackar henne för, men bli inte för detaljerad. Om du gratulerar någon, inkludera vad för och, i förekommande fall, hur du fick informationen. Om en kunds förlovning var i tidningen klickar du till exempel på meddelandet och lägger det med kortet eller hänvisar det till din anteckning.
Avsluta noten med "Med vänliga hälsningar". Skriv brevet med ditt formella namn och titel om du är mindre bekant med mottagaren. Om du är mer bekant är ditt förnamn lämpligt.
E-post
Email presenterar ett nytt ämne för debatt för affärskommunikation manerer. Den första regeln är att veta att din mottagare accepterar eller föredrar e-postkorrespondens.
Presentera en respektabel e-postprofil. Din adress och ämnesraden ska identifieras och återspegla din verksamhet eller professionell status. Om du till exempel skickar e-post till kunder, ska det vara "[email protected]" istället för "[email protected]."
Det finns inget behov av en inrikes adress som med traditionella bokstäver, så börja med hälsningen, som ska återspegla ditt förhållande till mottagaren och vara så formell som möjligt. En vanlig affärskortfaux pas är bristen på en enkel hälsning, som berättar mottagaren att e-posten är avsedd för honom.
Använd inte ett e-postmeddelande för att lösa ett företagsproblem som ska hanteras personligen. Undvik emailkonfrontationer, och kom ihåg att e-postmeddelanden lever för alltid på hårddiskar och servrar och kan användas i domstol.
Undvik att ramla i företagsemail. Om du måste inkludera många detaljer skapar du ett dokument för dem och bifogar det istället för att placera dem i e-postens kropp.
Undvik uttryckssymboler, datorslang, utropstecken eller frågetecken mer än en gång, och kepslås. Om du är osäker på innehållet eller formatet, försök skriva ut det på brevpapper och utvärdera sin professionalism. Om det inte verkar vara professionellt på papper, är det inte professionellt i ett mail.
Gör den avslutande proffsen med "Tack" eller "Med vänliga hälsningar". Din verksamhet och kontaktinformation ska gå i din e-post signatur. En skannad eller på annat sätt elektroniskt formaterad signatur är acceptabel. Om du brukar använda ett citat, tagline eller annan information, utvärdera hur lämpligt det är för affärssituationer.
