Mötesminuter är en organiserad rekord av deltagarna i ett möte och de diskuterade ämnena. Protokoll är en användbar referens för diskussioner och beslut, samt ett stöddokument för interna rekommendationer.
Artiklar ingår
Öppnandet av mötesminuter innehåller en lista över deltagare. Det noterar också datum, tid och inställning av mötet. När mötet går vidare presenteras ämnen för diskussion, och ibland röstas eller beslutas. Uppföljningsminuterna refererar till deltagarna som deltar i varje ämne. Protokollet noterar också de idéer som presenterades för diskussion och vem presenterade varje nyckelbedömning. Röster eller beslut, tillsammans med riktade åtgärdssteg, ingår också i minuter.
Typer av möten
Deltagare i informell arbetsgrupp eller kommittémöten tar ofta egna anteckningar. En medlem kan till och med distribuera en översyn av mötet till andra deltagare. Men organiserade och strukturerade mötesminuter används normalt endast för mer formella sammankomster. Protokoll hålls vanligtvis för organisationsutskottsmöten, styrelsemöten, myndighetskontor eller kontorsmöten och offentliga möten. En sekreterare eller administrativ personal brukar ta anteckningar och utarbeta protokollet.
Referens Användning
Medlemmar av arbetsgrupper eller kommittéer använder ofta mötesminuter som referens. Minuterna vägleder varje person som är inblandad i sina roller i genomförande av beslut som fattats. I samarbetsinställningar hjälper minuter också ledare att hålla varje person ansvarig för sin roll. Om en lagmedlem misslyckas med att genomföra en överenskommelse, kan han bli reprimandad av en ledare. Protokoll från regeringar eller offentliga organisationsmöten uppfyller även de offentliga myndigheternas skyldighet att förmedla information till de befolkningar de tjänar och att lämna en rekord över officiell verksamhet.
Dokumentation Använd
I vissa fall används mötesminuter också som stöddokument. Organisationskommittéer diskuterar ofta problem, resolutioner och handlingar, och sedan gör en formell rekommendation till en större styrelse eller organisation. Protokollet är ofta kopplat till inlämningen för att visa de samtal som kommittén utför. I en högskola, till exempel, skolor eller utbildningsprogram avdelningar typiskt lämna in rådgivande utskott möte minuter till stöd för läroplan förslag.
