Mötesprotokoll är en förteckning över all viktig information som diskuteras och eventuella beslut som fattats vid ett affärsmöte. Normalt registrerar en utsedd minutmätare mötet på papper eller en bärbar dator. Mötesminuter säkerställer att ingenting av betydelse som sägs i ett möte är bortglömt och förhindra eventuella framtida meningsskiljaktigheter om vad deltagarna sa. Mötesminuter är också till hjälp för personer som inte kunde delta i ett möte. Se till att du registrerar allt ordentligt genom att följa några mötesminuter.
Samla information från värden, till exempel namnen på alla anställda, syftet med mötet och mötesens dagordning, innan mötet börjar. Detta hjälper dig att följa med i diskussionen. Du kan koncentrera dig på att ta lite bättre om du inte är en stor deltagare i mötet. Bekräfta din roll med värden om du är osäker.
Lyssna noga så snart mötet börjar. Undvik att få distraheringar som mobiltelefoner, eller om du tog en bärbar dator, kolla din e-post eller surfa på Internet. Håll dig fokuserad på diskussionen till hands.
Spela in endast huvudpunkter. Att skriva ner varje detalj är omöjligt och onödigt. Bestäm vad som är viktigt med tanke på mötesformen. Spela in några yttranden eller förslag som uttryckts, problem är oense och beslut som fattas.
Parafras när det är möjligt. Skriva uttalanden ordentligt är inte nödvändigt, och tar för mycket tid. Parafrasering visar att du förstod vad deltagarna diskuterar.
Nummera dina sidor, om du skriver med penna och papper, för att undvika att du blandar papper.
Ställ frågor när det behövs. Var inte rädd för att pausa eller hålla upp mötet om du behöver verifiera vad någon sa.
Ställ frågor direkt efter mötet medan informationen fortfarande är frisk i ditt sinne, om du behöver förtydliga ett problem för komplicerat att hämta under mötet.
Skriv så objektivt som möjligt. Som en minut-taker är din roll inte att ge din åsikt eller censur diskussion, utan snarare att opartiskt sammanfatta vad som sagts.
Kontrollera dina anteckningar för stavning, skiljetecken och tydlighet när du granskar dem senare. Skriv upp en bra kopia innan du fördelar protokollet till de personer som behövs.
