Du kan leverera dåliga nyheter till anställda, kunder eller ledning genom olika metoder. Många föredrar att få negativa meddelanden levereras direkt och direkt. Andra föredrar ett mer subtilt tillvägagångssätt, att sätta budskapet på det minst offensiva språket. Hur som helst måste du leverera nyheter som är mest sannolikt oönskad och ovälkommen på ett tydligt, kortfattat sätt.
Underhålla förhållandet
Bara för att du har oönskade uppgifter att relä, betyder inte att du måste skada förhållandet med mottagaren. Oavsett om du lägger av anställda, avvisar en donationsförfrågan eller nekar resebidrag, tänk på att situationen kan förändras i framtiden och ditt beslut kan vända om. Lägg till ett komplement till noteringen, till exempel att berätta för anställda hur mycket du har värderat sina bidrag. Förklara för fundraisers att din budget inte tillåter vissa utgifter för närvarande. Tillsatsen kommer att mildra blåsan och hålla öppna kommunikationslinjerna för möjliga framtida relationer.
Rammeddelande med positivt språk
De ord du väljer i memo hjälper till att upprätthålla ett positivt svar, även om du levererar ett negativt budskap. Till exempel kan du begära mer information för att behandla en monetär begäran snarare än att skriva att informationen som lämnats inte är acceptabel. Berätta för anställda vad de kan göra istället för vad de inte kan göra. Skriv till exempel "klä dig i vardagsrummet på fredagar" istället för "bära inte jeans på vardagliga fredagar". Skicka en anteckning till din kund som säger "du kan hämta dina varor på måndag", snarare än "din beställning" kommer inte vara klart förrän nästa måndag."
Förhindra juridiska konsekvenser
Företagets noteringar går ofta utanför dina affärsväggar och i mediernas eller andra partiers händer. Undvik att använda något språk som tyder på olaglig eller diskriminerande praxis. Till exempel, istället för att skriva "vår revisor lämnar företaget eftersom han gjorde omfattande fel i bokslutskommunikén," skriv "efter många års erkänd tjänst, går vår revisor vidare till andra möjligheter." Klarhet hjälper till att förhindra oönskade rykten från spridning som kan skada ditt företags rykte. Ett oklart negativt budskap är "på grund av missförhållanden, lämnar vissa finansiella medarbetare." Ett bättre memo lyder. "Vi är glada att kunna meddela att nya finansiella medarbetare är inställda att ersätta utgående medlemmar i bokföringsavdelningen."
Buffert de dåliga nyheterna
Negativa noteringar resulterar ofta i onda känslor och arga svar. Du kan lindra eller åtminstone minska utfallet från dåliga nyheter när du buffrar den med goda nyheter. Till exempel starta ett negativt memo med "du kommer att uppskatta antalet extra förmåner som ingår i din försäkring" när du måste höja försäkringsräntorna. Håll bufferten i samband med meddelandet, för att bibehålla tydligheten. Med andra ord, säg inte "det nya parkeringsdäcket öppnas nästa vecka" när du skickar ett meddelande om en minskning av förmånerna.
