Interna kontroller ger ett system med kontroller och balanser som arbetar för att förhindra avsiktliga eller oavsiktliga datainmatningsfel, bedrägeri och stöld. Ett starkt internt kontrollsystem måste se till att ingen enskild anställd eller grupp av anställda upprätthåller för mycket kontroll eller inflytande över kassaflöden, finansiella data, lager och andra tillgångar. Segregerande uppgifter så mycket du kan är ett av de bästa sätten att skydda ditt företag.
Separata oförenliga skyldigheter
Fullständig segregering av uppgifter skiljer oförenliga funktioner - uppgifter eller aktiviteter som ger en eller flera anställda möjlighet att begå och gömma fel, bedrägeri eller stöld. Institutet för internrevisorer identifierar förvaring av tillgångar, auktorisationer och godkännanden, och registrering och rapportering som de tre huvudkategorierna av oförenliga tullar. Enligt IIA bör arbetsflödesansvaret förhindra att en person har både tillgång till och ansvar för redovisning av finansiella och fysiska tillgångar.
Förhindra stöld och bedrägeri
Lön och inköp är två områden som kräver uppdelning av uppgifter. I löneavdelningen, förhindra spökmedarbetare - någon som spelats in på lönesystemet men som inte fungerar för dig - genom att se till att den som ansvarar för att samla in och behålla medarbetarnas personliga och finansiella uppgifter inte heller behandlar löneuppgifter. Bevaka obehörig inköp eller försäljningsfavorit genom att skilja orderingång och auktorisationsuppgifter.
Minska fel
Segregering av arbetsuppgifter kan bidra till att minska oavsiktliga fel som påverkar din bottenlinje. Att utse en gruppledare eller handledare för att granska och jämföra transaktioner med stöddokumentation, som att jämföra medarbetartidskort till en lönerapport, är ett vanligt exempel. Precis som orderingång och auktorisationsuppdrag skyddar mot förebyggande av stöld och bedrägerier, kan åtskillnad av dessa uppgifter - och kräva att personen är behörig att dubbelkontrollera totalsummor - också minska datainsökningsfel.
Small Business Överväganden
Småföretag med endast ett fåtal anställda eller på en fast anbudsbudget kan inte alltid uppnå fullständig segregering. I detta fall är mildrande kontroller avgörande. Även om kompensatoriska kontroller är "detektiv" snarare än förebyggande, kan de fortfarande ge rimlig försäkran om att avdelningen uppfyller riskreducerande mål. Om du exempelvis granskar dagliga och veckovisa rapporter, regelbundet roterande uppgifter, genomförande av oanmälda kontroller av finansiella transaktioner eller ett tillkännagivat antal inventeringar och planering av tvååriga interna revisioner är alla bra detektiva kontroller.
