Från hallar och klassrum av högre utbildning till styrelserummen i företagsamerika, försäkringsbrev tjänar otaliga syften inom kommunikationsområdet. Som namnet antyder, förklarar brevet något. Det kan också betraktas som ett faktum, ett meddelande eller en förtydligande. Ibland är ett problem i strid eller pengar eller ett rykte står på spel. Av vilken anledning du skriver ett förklaringsbrev för din organisation, anta en förnuftig och logisk ton, behåll ditt fokus och håll brevet kortfattat och kortfattat.
Ange förklaringsbrevets syfte
Ange ditt syfte med att skriva förklaringsbrevet. Till exempel, säg att du skriver ett förklaringsbrev till dina anställda för att tillkännage lanseringen av en ny produkt eller tjänst. Avfall är ingen tid för att komma till rätta: "Jag skriver för att tillkännage att efter fyra års intensiv studie och forskning kommer ABC Vitamin Company att lansera ett nytt matsmältningsuppskott, kallat Quell, den 17 februari."
Fyll i detaljerna
Ge andra relevanta uppgifter om deklarationen. I det här exemplet kanske du vill inkludera hur mycket tillägget kommer att kosta och var det ska säljas.
Planera tiden att svara på frågor
Förutse dina publikers behov - i så fall dina anställda. De kommer att vilja veta hur deklarationen - produktlanseringen - påverkar dem. Snarare än att mala ditt brev med detaljer, kanske du vill ringa ett möte för att avslöja produkten och svara på frågor. Ange tid och datum för ett sådant möte i ditt brev och ange huruvida närvaro är frivillig eller obligatorisk.
Stäng uttalandet
Stäng ditt försäkringsbrev på en deftnote med hänsyn till företagskulturen och den aktuella dynamiken. Du kanske vill framhålla en prognos om vad deklarationen - produktlanseringen - kan betyda för ditt företag. Det kan hända att du utfärdar ett uppmaning till handling eller de åtgärder du förväntar dig att anställda tar på grund av deklarationen. Eller, om du känner motstånd i horisonten, uttrycka ditt hopp om att din organisation kommer att samlas för att göra källan till deklarationen till en framgång.
Avsluta saker genom att tacka mottagarna för sin tid. Direkta interimistiska frågor till sin närmaste handledare eller ännu bättre, direkt till dig, för att böja en anda av samarbete.
Gör en noggrann provläsning
En uttalande om intressedeklaration blir ofta en del av ett företags historia - och kan läggas ut på webbplatsen för utomstående att se. Som sådan bör det vara en källa till stolthet och beslutsamhet. Ge dig själv tid att korrekturläsa, redigera och revidera ditt försäkringsbrev. Be en betrodd kollega eller förtroende att granska ditt brev och bjuda in sina kommentarer och konstruktiv kritik. Gör din förklaring ett exempel för att inspirera andra.
