Framstegsrapporter är tydliga, med en mer formel design än kvartalsrapporter. De senare varierar i sitt format från företag till företag och institution till institution. Följande grundläggande riktlinjer gäller emellertid båda: Var uppmärksam på din publik och vad de förväntar sig att hitta i rapporten och behåll ditt skrivande tydligt och kortfattat, med en seriös, oklart ton och en exakt, öppen och pålitlig stil.
Föremål du behöver
-
Data och information som ska ingå
-
Ett bra ordbehandlingsprogram som Microsoft Word
Använd traditionellt memoformat för både framsteg och kvartalsrapport. Börja med datumet, namnet och positionen för den person som rapporten kommer att gå, ditt namn och din position och en tydlig, kortfattad ämnesrad. Exempelvis kan ämnesraden för en lägesrapport vara "Progress on Data Integration Project." Ämnesraden för kvartalsrapport är ofta mindre specifik och säger bara något som "Kvartalsrapport för datavdelning, tredje kvartalet 2010." Om kvartalsrapporten är en av flera som går till samma person, se till att du vet det exakta formatet som personen förväntar sig.Läsaren behöver snabbt smälta alla inkommande data och förväntar sig att hitta specifika typer av uppgifter på samma plats i varje rapport.
För en lägesrapport, öppna med en sammanfattning av framsteg, till exempel "Dataintegrationsprojektet fortskrider enligt schema och under budget." Om du söker något specifikt - hjälp från en annan anställd eller avdelning, ytterligare medel etc. - lista det omedelbart för att se till att det inte förbises av läsaren. Öppna kvartalsrapporten på ett liknande sätt genom att sammanfatta informationen i rapporten.
Specificera projektets bakgrund, som kan inkluderas i sammanfattningen av framsteg om du vill, genom att snabbt sammanfatta detaljer och beskriva dess syfte och tidslinje. Inom ramen för kvartalsrapporten kan du inkludera framsteg som gjorts sedan den senaste rapporten, med hänsyn till både det goda och det dåliga. Tänk på att du vill vara öppen och ärlig.
Ange i färdrapporten allt färdigt arbete och använd handlingsverken för att betona att de som arbetar med projektet har varit industriella. Du kan också inkludera specifika datum när faser av projektet slutfördes eller när en del av det blev aktiv eller gick online eller vad som än är målet. Vid denna tidpunkt i kvartalsrapporten och i lämpligt format, börja beskriva de framsteg som gjorts. Lista problem som måste lösas.
Ge detaljer i en lägesrapport om alla problem du står inför, strategier för att lösa dem och en tidslinje för deras upplösning eller förklaring till varför problemet är pågående.
Utarbeta arbetsschemat i lägesrapporten tillsammans med de prestationer du förväntar dig under det kommande tidsintervallet. Du kan lägga in rapporten med en övergripande utvärdering av projektet och vad som hittills har uppnåtts. I kvartalsrapporten prognostiserar kommande möjligheter och utmaningar tillsammans med förväntade resultat och viktiga aktiviteter. Kanske slutar med en begäran om kommentarer, feedback och idéer.
