Om ditt jobb medför regelbundna informationer till chefer eller ledande befattningshavare i dina avdelningsfunktioner, riskerar du att dela upp den här uppgiften i kvartal eller tre månaders segment. Många organisationer använder kvartalsvisa perioder för redovisning och finansiell verksamhet, så de behöver en briefing som matchar denna tidsram. En kvartalsrapport ska innehålla en sammanfattning och information om företagets framsteg, höjdpunkter, utmaningar och mål som uppnåtts under den perioden. Du kan till och med inkludera anekdotiska referenser som kan få din rapport till liv genom faktiska händelser som inträffade under kvartalet.
Studera tidigare kvartalsrapporter
Om det här är den första kvartalsrapporten som du skriver, granska tidigare rapporter - kvartalsvis eller årlig. Det kan finnas årsskiftet information som du vill överföra till denna kvartalsrapport. Det kan också vara ett föredraget format för din kvartalsrapport. Det är nog bra om du ska inkludera ytterligare relevant information. Håll dig dock i samma format om inte annat anges. Om du inte redan har en mall från tidigare rapporter skapar du en, så du återskapar inte det här steget nästa kvartal.
Bestäm dina informationskällor
Om inte kvartalsrapporten är enbart inom din räckvidd är det troligt att du behöver information från andra källor eller avdelningar. Om din rapport exempelvis kräver finansiella uppgifter, gå till bokförings- eller finanssektionen och fråga efter de uppgifter du behöver för kvartalet. Om det finns data tillgängliga för det föregående kvartalet, fråga om det också om du vill göra jämförelser mellan två kvartaler.
Granska företagsämnen för rapportering
Samla information om de företagsämnen som du granskar i din kvartalsrapport. Om du till exempel är projektledare för konsultföretag och syftet med rapporten är att uppdatera ledarskapet på framsteg för flera olika engagemang, överväga att ange namnet på varje klient, följt av typen av engagemang som underämnen som denna:
- Klientnamn, typ av förlovning; t ex Executive Coaching
- Klientnamn, typ av förlovning; t ex Team Development Workshop
- Klientnamn, typ av förlovning; t ex organisatorisk bedömning
För varje ämnesområde, ge en kortfattad beskrivning av engagemanget, inklusive personal som tilldelats var och en. Om du är projektledare, inkludera ditt namn och namn på den klient som du kommunicerade med under den här perioden, samt en beskrivning av dina aktiviteter som projektledare. Beskriv andra aktiviteter på engagemanget, till exempel antal timmar varje tilldelad konsult arbetat och mål, mål och prestationer för varje engagemang. Till exempel kan du skriva,
"ABC-konsult John Doe skapade utvecklingsaktiviteter för en 1 februari 2019-workshop. Målet med workshopen är att granska resultaten från den organisatoriska bedömningen som genomfördes den 1 december 2018 och underlätta aktiviteter för att återkomma gruppmedlemmarna till organisationsuppdraget. "
Du är domare på hur mycket detaljer du borde ge, baserat på längd och format för din kvartalsrapport. Detta avsnitt utgör den berättande komponenten i din rapport.
Kalkylark är användbara
Förutom att vara användbar när du presenterar en finansiell bild för kvartalsrapporten uppskattas kalkylblad av läsare oroade över bottenlinjen. Du behöver inte inkludera flera sidor med din berättande rapport, men en kvantitativ bild av kvartalsaktiviteter ger dina läsare en snapshot av affärsutveckling i ditt område. Om du rapporterar om flera engagemang kan ditt kalkylblad återspegla startbudgeten, brännaanalysen, kostnaderna till dags dato och den beräknade budgeten för slutförande i både dollar och procentsatser.
Skriv inledningen och slutsatsen
När du har sammanställt all information för din rapport och utarbetat ett utkast, skriv din introduktion och slutsats. Introduktionen bör omfatta perioden för din rapport, informationskällor, avdelningen eller projekten och publiken. Om din rapport är lång eller komplex, skriv en sammanfattning som innehåller den mest relevanta informationen i en sammanfattande sida. Slutsatsen bör återge höjdpunkter under kvartalet samt kortfattat förklara eventuella anmärkningsvärda problem som uppstod under kvartalet och prognoser för nästa kvartal.
