Noteringar är en vanlig form av företagskorrespondens. De är skrivna för att vara informativa eller begära en åtgärd. Du kan skriva interna eller externa noteringar. Externa noteringar skickas till personer utanför din organisation. Du kan till exempel skicka ett konsultmeddelande till professionella konsulter som begär ett förslag till ett visst projekt. Du kan begära att konsulterna skickar bud på projektet, en tidsram för slutförandet och några samplingar av arbete genom memo.
Skriv en rubrik för ditt konsultmemo. Rubriken innehåller fyra rader, var och en med en specifik etikett: Till, Från, Datum och Ämne. Ditt namn och ditt företags namn går i första raden. Den andra raden innehåller namnen på alla professionella konsulter som du skickar memo till. Den tredje raden är det datum du planerar att skicka ut och den fjärde raden ska förklara ämnet i notatet med några få ord, till exempel "Web Design Proposal Request".
Förklara syftet med ditt rådsmeddelande i första stycket. Noteringar är i allmänhet koncisa och till den punkten. Låt konsulterna veta vilken typ av projekt du behöver slutföra och att du letar efter förslag från kvalificerade yrkesverksamma.
Diskutera detaljerna i ditt projekt i nästa par stycken. Dessa uppgifter kan innehålla alla budgeter eller deadlines som du har, vid vilket datum du vill få de förslag som du vill inkludera i förslagen och processen du ska använda för att välja en konsult.
Ange din kontaktinformation i början av avslutande stycke. Låt konsulterna veta vad det bästa sättet att kontakta dig är och hur du föredrar att få den information du begär, till exempel via mail eller via e-post. Påminn konsulterna om tidsfristen för att svara. Glöm inte att tacka konsulterna för deras tid.
