En policy- och procedurhandbok är ett skriftligt dokument som beskriver reglerna för en organisation och de specifika sätt som ska köras. Detta täcker allt från organisationens allmänna perspektiv till detaljerna om hur man behandlar inkommande mail. Några grundläggande idéer för en policy- och procedurhandbok gör en manual mer användbar för anställda.
Samla feedback från avdelningar
Innan du skriver en formell handbok för en organisation, ska du få feedback från alla olika avdelningar om deras policy och procedur. Även om det inte finns någon formell policy- och procedurhandbok, har avdelningarna förmodligen sin egen informella politik, noteringar och spridda guideböcker. En policy- och procedurhandbok, om inte det skrivs för ett nytt företag eller en organisation, bör ta hänsyn till hur avdelningen redan är igång. Att introducera helt nya policyer och förfaranden kan eventuellt sakta ner produktionen på grund av inlärningskurvan. Tänk istället på policy- och procedurhandboken som en plats för att konsolidera alla informella policies och förfaranden på ett ställe för att undvika förvirring.
Detta är dock inte en absolut regel. En av fördelarna med att skriva en policy- och procedurhandbok är att det ger dig en chans att granska effektiviteten i en organisations arbete. När du skriver handboken, prata med chefer och anställda i de olika avdelningarna för att se om någon av de policyer och förfaranden som de för närvarande arbetar med är besvärliga, svåra eller inkonsekventa. Om så är fallet kanske du vill hålla ett möte för att diskutera mer effektiva sätt att arbeta innan du fyller i handboken.
Skill mellan politik och procedur
Politiken inkluderar allmänna regler som beskriver vad som kan eller inte kan göras, och detta sträcker sig från filosofiska till specifika. En policy kan till exempel vara "vi är miljövänliga" eller "lämna in alla ansökningar om tillträde till institutionen för behörighet". Förfaranden beskriver de stegvisa processerna för att genomföra en policy. När du skapar en policy- och procedurhandbok, skilja mellan de två genom att göra policyrubrikerna och förfarandena för varje underrubrik eller listor i politiken. Detta gör att manuell kan navigeras snabbt av anställda som vill hitta specifik information om hur en policy ska utföras.
Var tydlig och specifik
När du skriver en policy- och procedurhandbok kan du behöva granska ditt arbete ofta för att skära ut alla jargong, komplexa meningar och vaga instruktioner. Försök att hålla meningar till 15 ord eller mindre. Undvik körningar eller meningar som kan tolkas på mer än ett sätt. I stället för att ge instruktioner som "bearbeta alla fakturor och skicka en blankett till chefen", beskriv procedurerna för behandling av fakturorna och ange namnet på den specifika blanketten för att skicka till chefen.
Du kanske vill ha en eller flera anställda genom att läsa igenom policy- och procedurhandboken för att kontrollera vilka delar de har svårt att förstå.
Granska och uppdatera regelbundet
En policy- och procedurhandbok är ett levande dokument. För att hålla den användbar, granska och uppdatera den regelbundet om det behövs. Håll ett möte en gång varje år för att se om några ändringar behöver göras i policy- och procedurhandboken. Detta inkluderar nya sätt att göra arbete, omformulera svåra eller förvirrande stycken och brainstorming sätt att göra manualen mer användbar, till exempel genom att lägga till mer information eller färgkodning olika kapitel.
Undvik att lägga tidskänslig information som namn på kontakter, individs telefonnummer och webbadresser till webbplatsen. Istället för att hänvisa till specifika personer eller titlar i handboken, se avdelningens namn. Detta kommer att bidra till att policy- och procedurhandboken blir relevant längre.
