Hyran är en gemensam kostnad för ett företag. Det finns olika sätt att hyra kan beräknas, beroende på inställningen. I vissa fall kommer ett företag att ha en överenskommelse med en hyresvärd för uppskjuten hyra, ofta eftersom hyresvärden erbjöd en eller flera lediga månader i hyresgästens tidiga dagar. Du kan se detta på företagets balansräkning som "uppskjuten hyresansvar", vilket är helt enkelt hur revisorn delade utbetalningarna under en viss period för att göra budgeten enklare.
Vad är uppskjuten hyresansvar?
Om du skriver ett leasingavtal på en lägenhet, och den första månaden är gratis, kommer du helt enkelt njuta av en månad utan att hyra utbetalningen. Men det är inte så lätt för ett företag, särskilt om den fria hyran förlängs över flera månader. Företagen behöver visa månatliga driftskostnader av olika skäl. För att underlätta det, använder revisorerna något som kallas uppskjuten hyraansvar, där de tar ett helårs hyra och delar upp det med 12 för att komma fram till en månadshyrabetalning för balansräkningen.
Revisorer kommer ibland att hänvisa till denna typ av redovisning som linjär redovisning, vilket helt enkelt innebär att hyreskostnaden jämnas ut över leasingavtalets villkor. Ett liknande begrepp gäller budgetbudgeten som verktygsföretag erbjuder sina kunder. I stället för att ha en faktura som varierar från månad till månad kan du välja att få din räkning uppskattad och genomsnittlig under ett år. Detta gör det lättare att nå din månatliga hushållsbudget, eftersom du vet hur mycket som går till din el- eller vattenräkning varje månad. Samma princip gäller för företagsbudgetning.
Uppskjuten hyra och ojämna betalningar
Denna form av redovisning kan också tillämpas om ett företag behandlar ojämna månatliga betalningar. Du kan till exempel få rabatt av hyresvärden under december för att redogöra för de många dagar som ditt kontor kommer att stängas för semestern. Om din verksamhet måste leda ut utrymme under en tid på grund av byggnads- eller byggskador kan din hyresvärd avstå från hyran under denna tidsperiod, vilket tvingar dig att räkna om din budget för året.
Dolda kostnader kan också göra hyresbetalningarna ojämna, liksom oförutsägbara. Tyvärr kan detta göra budgeteringen det rätta beloppet för hyra komplicerat, eftersom kostnader som byggnadsavgifter för underhåll kan fluktuera över tid. Av den anledningen kan ett företag runda upp den siffra för att säkerställa att budgeten innehåller eventuella ytterligare avgifter som uppstår från en månad till nästa.
Hyr ökar över tiden
Du kan ha ett leasingavtal där du vet i förväg att hyran kommer att öka med en viss summa. Det första året kan sättas i en takt, till exempel en ökning med 5 procent när du når slutet av den termen. Om ditt leasingavtal löper från 1 augusti till 31 juli, men ditt räkenskapsår är 1 jan till 31 december, kommer du att hantera fem månaders högre hyra och skapa en skillnad. Precis som om du hade fått gratis månader i början av ditt leasingavtal måste du beräkna månadshyran utifrån summan av hela årets hyresbetalningar. Det innebär att i början av varje år måste du noga granska din leasingavtal för att identifiera eventuella ökar som kan träda i kraft under det året och budgetera sedan dina månatliga betalningar i enlighet med detta.
Varför företag använder uppskjuten hyreskyldighet
En företagsbudget visar sina ansträngningar för att förbli så kontantpositiva som möjligt under året. Balansräkningen visar tillgångar - allt verksamheten äger från kontanter till utrustning och lager - samt skulder som inkluderar de många utgifter som ett företag uppstår i samband med affärsverksamhet. Målet för något företag är att visa att dess tillgångar är tillräckligt starka för att uppväga de många skulder som det naturligtvis kommer att uppnå när det växer.
När hyran fluktuerar från en månad till nästa kan det vara svårt att exakt fastställa vad företagets månadsskulder faktiskt är. Kvällen gör det mer förutsägbart. Kanske än mer fördelaktigt är det faktum att företag genom rakt foderhyra kan utnyttja eventuella uppskjutningar de får under hela året. Så om ett företag betalar $ 1000 per månad, men får tre gratis månader i början, kan det här företaget dra ihop $ 3000 från summan och dela sedan ut det över det första året. Detta visar ett månadsansvar för hyran som är betydligt lägre än vad det skulle ha varit utan rabatten. Ett företag som söker finansiering eller ger ekonomi till aktieägarna kan komma ut mer positivt tack vare denna billigare månads kostnad.
Vad är den uppskjutna hyresberäkningen?
Beräkning av uppskjuten hyra kräver en ganska enkel formel som kan tillämpas varje år. När du bestämmer nästa års budget berättar du helt enkelt för varje kostnad som är relaterad till hyra för alla tolv månader. Om ditt leasingagent inte lägger alla extra avgifter till en klumpsumma betalning, lägg till dem också. Om du har en nätterminal, där du betalar hyror, fastighetsskatter och försäkringspremier, lägger du till alla dessa skatter och premier i dina årliga betalningar. Så om du betalar $ 1000 per månad för uthyrning och $ 200 per månad för skatter och försäkringar, multiplicera $ 1200 med 12 för att få dina årliga hyresbetalningar på $ 14 400. Om din hyresvärd erbjöd tre månaders hyreslägenhet som ett inskränkningsincitament drar du ut $ 3000 från det totala för att få $ 11 400, sedan dela den siffra med 12, vilket ger dina månatliga hyres-, försäkrings- och fastighetsskattskostnader till $ 950, en anmärkningsvärt minskning från den ursprungliga $ 1200 per månad.
Hur uppskjuten hyra fungerar
När hyran upphävs för en inledande period efter inlämning, behandlar ditt bokföringslag det som en kredit för bokföringsändamål. Så om du flyttar in den 1 augusti och din hyra är ledig till den 1 december, kommer dina revisorer i grunden att skapa ett skuldkonto och behandla den obetalda hyran som kredit i det kontot. När 1 december kommer och du är ansvarig för hela beloppet, kommer en del av den obetalda hyran att användas tillsammans med de pengar du har beräknat att du betalar efter rabatten.
Om din månatliga hyran är $ 1000 och hyran under de första tre månaderna är ledig, är hyran $ 12.000 för året, men subtraherar $ 3000, eftersom de första tre månaderna är gratis. Din beräkning säger att du betalar $ 12 000 mindre $ 3000 eller $ 9 000, vilket dividerat med 12 är bara $ 750 per månad. Men din hyresvärd väntar på $ 1000, inte $ 750, så den extra $ 250 kommer att komma från det ansvarskonto som bokföraren skapade tillbaka den 1 augusti. Du tar $ 250 från det kontot varje månad i tre månader och börjar sedan betala hela $ 1000 ut av din vanliga budget.
Bruttolägen i full service
Fluktuationer kan faktiskt undvikas i det sätt som leasingavtalet förhandlas fram. Den mest populära leasingtypen är full service bruttoavtalet, även kallat modifierat brutto eller modifierat nät. Med denna typ av leasing delas hyresvärden och hyresgästen driftskostnader, vilka sedan ingår i månadshyreskostnaden. Detta gör det enklare att redovisa hyran under leasingperioden, eftersom det inte går upp eller ner när kostnaderna förändras. Du måste fortfarande ta hänsyn till uppskjuten hyra om du får en gratis månad eller två i början av ditt leasingavtal, men när du är låst i ett leasingavtal kan du räkna med den månatliga utgiften tills slutet av termen, när beloppet kan ökas om din hyresvärd väljer.
En nackdel med en full service bruttoavtal är att om driftskostnaderna är lägre än vad som ursprungligen beräknades, kommer du inte att få en minskning från din hyra för det. Om inte ditt leasingagent är särskilt generöst kommer du sannolikt inte ens att se en minskning av din hyreskostnad när du når slutet av ditt leasingavtal. På plussidan, om kostnaderna plötsligt ökar under året, kommer det belopp du betalar inte att gå upp. Men det är troligt att din hyresvärd tar en titt på vad du har betalat och ökar beloppet när leasingperioden är uppe.
Redovisning för kort och långsiktig uppskjuten hyra
Att lägga till ännu en nivå för detta är det faktum att hyresavdrag kan klassificeras som antingen kort eller långsiktigt. I vissa fall delar revisorerna ut hyresbetalningar i nuvarande och icke-löpande kostnader, eftersom icke-löpande hyresbelopp inte kommer att användas inom den aktuella budgetperioden. Med andra ord, allt du betalar nästa år är nästa års problem och därmed klassificeras som en långsiktig kostnad. På grund av detta kommer du inte att inkludera nästa års femåriga hyreshöjning när du gör årets budget, även om du vet att den kommer. Istället dela hyreskostnaderna över 12 månader uteslutande utifrån vad du betalar för terminen för din budget.
Hantera ökade priser
Det bästa med att noggrant övervaka hyresbetalningarna på din balansräkning är att du håller koll på kostnaderna. Basårskostnaderna kan enkelt lura dig eftersom de flesta hyresavtal är inställda till ett visst pris för det första året för att se om det täcker allt. Det är inte ovanligt att hyresgästerna ser hyran för kommersiell rymdökning under år två baserat uteslutande på att det första års driftskostnader var högre än vad som ursprungligen var planerat.
Om du märker att din företags hyror ökar betydligt med ditt andraåriga hyresavtal, fråga din hyresvärd att visa dig en kopia av dessa driftskostnader. Företrädesvis får du en sammanfattning av allt du betalar månadsvis inom den hyresbetalningen. Du är alltid fri att ta ditt kontor på annat håll, men att flytta kan vara dyrt. Därför kommer det att gynna dig att diskutera med hyresvärden möjligheten att förhandla om ökningen så att du fortfarande får en bra skattesats.
Uppskjuten hyra och förvärv
Vid något tillfälle i ett företags liv kan ett annat företag göra ett inköpsbud. Om det erbjudandet accepteras kommer det förvärvande företagets redovisningsteam vilja ha ekonomi, eftersom köparen tar på sig alla tillgångar och skulder i det företag som förvärvar. När det händer kan uppskjutna hyresbelopp i balansräkningen komplicera saker, särskilt om villkoren i hyresavtalet innebär att hyran kommer att öka under senare månader. Om höjningen sätter hyran över marknadsräntan har det förvärvande bolaget en skuld på händerna.
När en sådan skuld uppkommer i budgeten har ett förvärvande företag ett beslut att göra, vilket ofta styrs av rådgivningsgruppens råd. I det här fallet kan det vara fördelaktigt att flytta kontor till en ny plats, även om det kommer att kosta pengar att flytta. Det bästa att göra är att bestämma rättvis marknadsränta och driva en kostnadsjämförelse och presentera sedan informationen till lämpliga parter.
