Oavsett hur svårt du försöker undvika dem kommer kommunikationshinder att dyka upp mellan anställda, chefer och kunder. Ett fel i kommunikation kan orsaka onödiga förseningar, frustration och eventuellt förlorad verksamhet. Den goda nyheten är att det finns sätt att övervinna kommunikationshinder för att hålla din verksamhet igång.
Vad är kommunikationshinder i näringslivet?
Kommunikationsbarriärer kan hittas överallt i affärer, från topp till mellannivå till externa relationer. Kommunikationsfördelningar uppstår organisatoriskt, t.ex. när gruppmedlemmar är isolerade, eller individuellt, när en person missförstår eller ignorerar vad en annan säger. De kan uppstå av alltför många distraktioner på jobbet eller inte tillräckligt med tydlighet om ett projekt. Några exempel på gemensamma kommunikationshinder som du kan se i din verksamhet är:
- Distraktion. Om du inte är närvarande i en konversation kommer det sannolikt att leda till felkommunikation. Oavsett om det är flera avbrott, multitasking eller rushing till ditt nästa möte, är distraherad ett hinder för kommunikation som kan orsaka många problem. Det är också ett som är lätt att åtgärda om du lär dig att fokusera och vara närvarande i ögonblicket.
- Dålig förvaltning. När anställda inte gillar sina chefer eller inte känner att de kan prata öppet för dem, stänger kommunikationskanalerna snabbt ner. Chefer som inte ger feedback, lyssnar inte på problem, kan inte prata öppet om relevant företagsverksamhet eller kommer inte att ställa frågor om deras personal skapa hinder för kommunikation som inte behöver existera.
- Brist på konversation. Det bästa sättet att kommunicera är självklart att ha en konversation. Idag är det emellertid mer sannolikt att människor får text eller e-post när de har ett problem att diskutera. Denna typ av ensidig konversation leder ofta till onödiga missförstånd och frustration, och kan vara ett slöseri med tid. En fråga som kan hanteras i en direkt, 15-minuters ansikte mot ansikte talar istället för en daglång ångest-inducerande utbyte av ord som inte har någon upplösning.
- Fysiska hinder. När ledningen isolerar sig på ett annat golv i byggnaden från övriga arbetskraft eller arbetsgrupper tilldelas separata kontor skapas fysiska hinder som leder till dålig kommunikation.
- Personligheten skillnader. Chansen är att du har flera typer av personligheter som flyter kring din verksamhet. Det finns också en bra chans att några av dessa personligheter bara inte meshar och har olika kommunikationsstilar, vilket leder till missförstånd, stereotypning och tystnad.
- Inte tillräckligt klargjort. När det handlar om intressenter, kunder och personal är det viktigt att ha tydlig företagspolicy. Att inte göra det skapar ofta förvirring och frustration som leder människor att inte vilja göra affärer med dig.
Om du tar tid att bedöma din arbetsplats för att lära dig hur människor kommunicerar, hittar du troligtvis dessa och andra vanliga exempel på kommunikationshinder. Vissa kan lösas snabbare än andra, men de kräver alla villiga deltagande och goda kommunikationsförmåga från ditt lag.
Kommunikationsbarriärer Exempel
Inte alla hinder för kommunikation är uppenbara. Det kan tyckas som om du pratar och är produktiv, men det är inte förrän du förstår att inget faktiskt har uppnåtts. Så här kan ett lagmötet med en chef bli riddled med kommunikationshinder:
Teamet möter klockan 10:00 med chefen att gå över en kommande nätverkshändelse. Teammedlemmar anländer snabbt, men chefen har ett telefonsamtal. Alla sätter sig besvärligt i rummet, utan att veta när samtalet slutar och när mötet faktiskt börjar.
Tio minuter senare fokuserar chefen uppmärksamheten på personerna i rummet och ber om en agenda för mötet. Ingen har en, så någon krypterar för att snabbt skriva en. Medan man gör det blir chefen distraherad av ett annat telefonsamtal, en som kräver att han lämnar kontoret på 15 minuter för att träffa någon utanför platsen. Det resulterar i ett rusat möte där människor inte ställer många frågor eftersom de vill täcka så mycket material som möjligt under den nuvarande begränsade tiden.
När mötet är slut och alla är tillbaka i sina kontor kan laget inse några saker: De täckte inte några viktiga saker som behövde diskuteras, de kände sig rusade och ignorerades av chefen samtidigt som de försökte diskutera vad de täckte och de går inte längre i planeringen för den kommande nätverkshändelsen än de var före mötet. Kommunikationshinder resulterade i slöseri med tid och brist på produktivitet för alla inblandade.
Andra kommunikationshinder är uppenbara, som den lagmedlem som saknar din uppdragsfrist utan att ge dig en anledning eller chefen som ställer ut och spelar med sin telefon varje gång du försöker samtala. Det kan vara organisatorisk byråkrati som förhindrar att nya idéer någonsin faktiskt kommer att bli tillverkade eller bristen på intraoffice socialiserar bland arbetare av olika nivåer i verksamheten.
Externa kommunikationsproblem
Om du är i ett företag som betjänar kunder är extern kommunikation lika viktig. Om du till exempel inte tydligt annonserar hur länge försäljningspriserna är i kraft kan du sluta med irate kunder som insisterar att de bara betalar vad försäljningspriset är en månad senare. Om du tillhandahåller kundtjänstinformation på din webbplats men inget direkt sätt att kontakta din kundtjänst, kan du sluta med offentliga klagomål på dina sociala mediasidor istället för ett klagomål som kunde hanteras snabbt och privat.
Oavsett om hindren för kommunikation är uppenbara eller subtila, gör de ingenting för att hjälpa ett företag att lyckas. Faktum är att de kan leda till mycket fler problem än vad du förutser.
Nedfall av kommunikationshinder
Du kanske tror att du inte behöver spendera tid på att arbeta med kommunikation i ditt företag, men det finns många konsekvenser att ignorera kommunikationsproblem. Kommunikationshinder leder till frustrerade anställda och kunder som inte känner att de hörs. När det händer blir personalen mindre motiverad, vilket leder till brist på produktivitet, kreativitet och innovation. Underlåtenhet att effektivt kommunicera med kunder och kunder kan även leda till förlorad verksamhet.
Om anställda inte känner att det de säger betyder eller påverkar, kan de sluta prata helt och hållet inte kommunicera när något är fel eller när en deadline kommer att saknas. Detta leder till ineffektivitet, misstag och företagskultur som uppmuntrar till isolering istället för lagarbete.
När människor inte känner att de har öppna kanaler för att kommunicera, stänger många av dem och går bara igenom rörelserna på jobbet. Det här är förmodligen inte vad du vill hända hos ditt företag, varför det är nödvändigt att prioritera god kommunikation mellan din personal och externt med kunder, leverantörer och kunder.
Hur man övervinna kommunikationshinder
Det bästa sättet att övervinna kommunikationshinder är att förhindra dem i första hand. Detta görs genom att ange en tydligt definierad policy för ditt företag som uppmuntrar till kommunikation. Det kan vara lika enkelt som att ställa in ett kort morgonmöte för att ta itu med problem och projekt eller en mer komplex hierarki som anger vem du ska prata med när ett problem uppstår. På så vis vet alla att de har chans att bli hörda.
Denna kommunikationspolitik bör skrivas och granskas med alla nya anställningar, samt regelbundet granskas och uppdateras för att återspegla nuvarande teknik och företagspraxis. Om det behövs kan utbildning i kommunikationsförmåga och din specifika kommunikationspolitik vara användbar, särskilt för dem som inte är de bästa kommunikatörerna.
Även när folk vet att de har ett uttag att höras är det fortfarande viktigt för medarbetarna att aktivt delta i att förbättra kommunikationen i hela företaget. Uppmuntra din personal att:
- Prata personligen. När det är möjligt, ha en konversation personligen. På så sätt finns det ingen förvirring om ton eller mening. Om det finns, kan det omedelbart hanteras, vilket eliminerar frustrationer och missförstånd. Uppmuntra personalen att plocka upp telefonen och prata om de inte kan mötas personligen, särskilt om problemet är komplicerat. Använd bara e-post och text när det är en sista utväg eller för en snabb fråga.
- Begränsa distraktioner. Samtal kräver både att prata och lyssna. Se till att du verkligen lyssnar på att begränsa avbrott, sätta ner telefonen och fokusera på vad den andra personen säger. Detta kommer att bidra till att övervinna kommunikationshinder och få den andra personen att känna sig hörd och värderad. Distraktioner bör begränsas, antingen personligen eller i telefon.
- Ha en öppen dörrpolicy. Uppmuntra en öppen dörrpolitik så att folk vet att de kan prata med chefer eller andra lag när som helst de behöver. Denna policy bör utsträckas till intressenter och kunder, som ska känna att de kan nå en lämplig person hos ditt företag när som helst de har problem eller problem.
- Skapa sociala möjligheter. Människor är mer benägna att engagera sig med människor de känner till. Att skapa sociala möjligheter inom ditt företag och nätverkshändelser för externa kunder kan hjälpa människor att lära känna varandra och öppna kommunikationslinjerna. När människor har träffat och haft en konversation, kommer de troligen att känna sig mer bekväma att prata i framtiden.
- Håll det enkelt. Ett annat gemensamt hinder för kommunikation försöker göra ett bra intryck. Var dig själv. Ditch jargon eller formell ordförråd i utbyte mot personliga berättelser och tydligt, koncist språk. Var vänlig, varm och äkta. Om det är ett professionellt förhållande, behåll dina gränser medan du fortfarande är känslig för problemet vid handen.
- Bekräfta. Det är viktigt att erkänna andras erfarenheter och svara i enlighet därmed. Titta på kroppsspråk och känslor samt lyssna på orden som utbyts. Var respekterad av informationen du får och eventuella känslor som uppstår. Ställ frågor, var positiv och ge hjälp och stödjande feedback när du kan.
- Tänk på kultur. Var uppmärksam på uttryck, gester och religiösa och politiska övertygelser som är förknippade med olika kulturer när du talar om, så ditt budskap är inte missförstått. Det är också viktigt att kontrollera eventuella generaliseringar och stereotyper om kulturella grupper innan de hoppar till slutsatser. Hur människor tänker, reagera och se världen kan variera kraftigt på grund av kulturen.
- Prioritera. Fokusera på bara den information du vill förmedla i stället för att göra en informationsdump. För mycket information på en gång kan leda till att lyssnaren blir överväldigad, vilket resulterar i passivitet. Genom att presentera endast relevant information, kommunicerar du tydligare vad som är viktigt och vad mottagaren behöver göra.
- Korrigera ditt kroppsspråk. Kommunikation kommer inte bara från ord. Det kommer också från din kropp. Hur du sitter och rör dig när du pratar med någon säger ofta mycket mer än någonting någonsin kan göra. Att göra ögonkontakt och använda lämpliga icke-verbala gester går långt. Undvik att se irriterade, stressade eller distraherade för att förhindra att någon vill prata med dig.
Med viss tydligt definierad politik, träning och övning kan du förhindra kommunikationshinder från att sakta ner ditt företag, vilket ökar effektiviteten.
